Réponse électronique aux appels d’offres des PME

Réponse électronique aux appels d'offres pour les entreprisesPour les entreprises répondant aux marchés publics la dématérialisation des appels d’offres s’applique depuis le 1er octobre 2018. Le règlement de la consultation peut imposer la signature électronique des documents avec un certificat de signature eIDAS.

Quelles sont les obligations pour les entreprises et les implications ?

La « dématérialisation des appels d’offres » concerne :

  • La transmission obligatoire des documents par voie électronique et la signature électronique éventuelle de pièces de candidature ou d’offre. Elle est liée à la dématérialisation des communications et échanges d’informations par voie électronique prévue par le code de la commande publique.
  • Mais également le document unique de marché européen (DUME) appelé à remplacer les formulaires DC1 DC2 DC4.
  • Ainsi que la facturation électronique.

FORMATION Réponse dématérialisée aux AO

La « dématérialisation des appels d’offres » est la transmission des documents par voie électronique et la signature électronique éventuelle

La transmission des documents par voie électronique via une plateforme de dématérialisation : le profil d’acheteur

L’obligation est la transmission électronique des candidatures et des offres par voie électronique

En effet, en termes de dématérialisation des appels d’offres, la seule obligation pour les entreprises candidates ou soumissionnaires prévue par la réglementation consiste à la transmission électronique des candidatures et des offres par voie électronique. Cette obligation concerne les marchés publics d’une valeur égale ou supérieure à 25.000 € hors taxes (il existe quelques exceptions) portée à 40.000 € hors taxes depuis le 1er janvier 2020.

Par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation : le profil d’acheteur

Ainsi, l’entreprise doit,  envoyer ses documents de réponse non pas sous format papier ou par courrier électronique, mais via un site Internet sécurisé appelé « profil d’acheteur » (ou parfois place de marché). Il s’agit d’une plateforme de dématérialisation du processus de passation du marché.

Toute entreprise qui veut répondre aux appels d’offres publics est donc soumise à la dématérialisation des marchés publics au même titre que les maitres d’ouvrage. Les envois sur support papier ne sont plus admis et entraineraient l’irrégularité de l’offre.

Le CCP et la dématérialisation des communications et échanges d’informations par voie électronique

Le code de la commande public impose la dématérialisation des communications et échanges d’informations par voie électronique. Ces possibilités sont offertes par le profil d’acheteur , dispositif central de la dématérialisation, qui permet notamment pour les entreprises :

  • La connaissance des prérequis techniques pour utiliser le profil d’acheteur ;
  • La configuration du poste de travail utilisé par l’entreprise ;
  • La mise en ligne des annonces de marchés publics sur le portail Internet c’est à dire le profil d’acheteur (avis de marché) ;
  • Le téléchargement libre et gratuit des DCE par les entreprises ;
  • La possibilité de s’entrainer à répondre donc de simuler le dépôt de documents pour tester ;
  • Le dépôt d’une candidature y compris si elle se présente sous la forme du document unique de marché européen électronique (DUME) ;
  • Le dépôt des offres, y compris les dépôts successifs et les offres signées électroniquement si la signature électronique de pièces est rendue obligatoire par le règlement de consultation à ce stade ;
  • Le recours à une assistance technique (hotline) ou consulter un support utilisateur pour obtenir des réponses aux aléas techniques toujours possibles ;
  • La possibilité de poser des questions à l’acheteur (renseignements administratifs et techniques tels que prévus dans le règlement de consultation) et de manière générale de communiquer via une messagerie sécurisée (notifications, …).

Les prérequis de la réponse électronique aux appels d’offres

Pour répondre en électronique l’entreprise doit disposer :

  • D’un poste de travail connecté à Internet répondant aux prérequis du profil d’acheteur (Caractéristiques techniques du matériel, logiciel JAVA avec la bonne version, navigateur Internet, débit Internet suffisant, antivirus, …) ;
  • D’un certificat de signature électronique si la signature électronique est requise ainsi que d’un logiciel de signature qui est généralement fourni par la plateforme de dématérialisation.

Lorsque son dossier de réponse est prêt à être envoyé sous forme électronique, l’entreprise  pourra ensuite se connecter au profil d’acheteur, rechercher le marché auquel elle doit répondre puis enchainer les opérations nécessaires au processus de réponse. Le processus terminé, un accusé réception sera reçu par l’expéditeur du pli avec généralement l’accès à un document de contrôle retraçant les documents transmis.

La signature électronique : uniquement si le règlement de consultation l’impose

Les textes qui réglementent la réponse aux appels d’offres publics n’obligent pas les entreprises à signer leurs offres lors de leur dépôt.

Par contre, attention, car les acheteurs peuvent imposer la signature électronique des pièces. Il faut donc lire attentivement le règlement de la consultation et parfois ce n’est pas toujours simple pour les entreprises qui ne savent pas toujours décrypter les dispositions de ce document.

Et pour signer électroniquement l’entreprise devra disposer d’un certificat de signature électronique valide.

La signature sera au format XAdES, CAdES ou PAdES.

Un document signé peut comporter plusieurs signataires (Cosignature) et la signature électronique peut être apposée au moyen d’un parapheur électronique. Il permet la signature d’un même document par plusieurs signataires, sans en altérer l’intégrité, et son utilisation peut-être locale ou en ligne.

Le certificat de signature électronique (CSE)

Quel que soit le cas de figure, une entreprise qui répond régulièrement aux marchés publics a intérêt à acquérir suffisamment rapidement un certificat de signature électronique (CSE) qui est délivré par une Autorité de Certification (AC).

Ce certificat de signature est une sorte de pièce d’identité numérique qui est nominative, il est attribué à une personne physique mais comporte également les informations de son appartenance à une organisation (société, …). Ce dispositif, généralement implanté sur une clé USB, est l’équivalent digital de la signature manuscrite (article 1316-4 du code civil). Le CSE offre des garanties d’intégrité des documents signés et d’authentification du signataire.

Ce certificat a un cout : compter de l’ordre de 270 € hors taxes pour une validité de trois ans. Il  faut également tenir compte du délai d’obtention et du sérieux de l’Autorité de Certification notamment en matière d’assistance en cas de dysfonctionnement du dispositif. Tous les prestataires ne se valent pas.

L’entreprise concernée ne peut pas utiliser n’importe quel certificat de signature électronique, ce dernier doit répondre à des spécifications précises. Actuellement il s’agit de certificats conformes au règlement européen eIDAS (règlement n° 910/2014 du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques). Voici quelques années la norme en France était la conformité au RGS (Référentiel Général de Sécurité). Ces derniers sont encore utilisables jusqu’au terme de leur validité.

Concrètement pour se procurer un certificat de signature électronique valide l’entreprise doit :

  • Consulter la liste des Prestataires de Service de Certification Électronique (PSCE) qui fournissent ces certificats.
  • Compléter un dossier et y joindre les justificatifs requis (Kbis, contrat, …).
  • Envoyer ou déposer le dossier complété chez le prestataire (le PSCE).
  • Attendre le rendez-vous lorsque le certificat est disponible.
  • Retirer le certificat sur place en « tête à tête » en se munissant d’une pièce d’identité.

Avant de procéder il est conseillé de se renseigner au préalable par téléphone auprès du PSCE.

Pour les marchés publics en France les signatures autorisées sont soit :

  • la signature électronique avancée avec certificat qualifié (niveau 3) ;
  • la signature électronique qualifiée (niveau 4).

La copie de sauvegarde

En plus de l’envoi dématérialisé l’entreprise peut transmettre à l’acheteur une copie de son dossier de réponse sur un support papier ou sur un support physique électronique (clé USB par exemple). Cet envoi dérogatoire permet de palier aux aléas techniques éventuels (souci d’accès à Internet, incident sur le profil d’acheteur, fichiers trop volumineux retardant la transmission des plis, …).

Cette copie de sauvegarde servira de « roue de secours » en cas d’incident et sera ouverte dans des situations limitativement prévues par la réglementation.

L’envoi doit être reçu dans les délais impartis et doit être placée dans un pli comportant la mention « copie de sauvegarde ».

La dématérialisation concerne le document unique de marché européen (DUME)

Le document unique de marché européen (DUME ou ESPD en anglais) est une déclaration officielle par laquelle l’entreprise atteste qu’elle ne se trouve pas dans l’une des situations d’exclusion de la commande publique, et qu’elle répond aux critères de sélection applicables (capacités pour participer à une procédure de marché public).

Le DUME sert donc :

  • de déclaration sur l’honneur relative aux motifs d’exclusion,
  • et de déclaration relative aux renseignements demandés par l’acheteur (vérification de l’aptitude à exercer l’activité professionnelle, capacité économique et financière et capacités techniques et professionnelles du candidat).

Il peut être produit en lieu et place des formulaires DC1, DC2 et DC4 pour faire acte de candidature aux marchés publics. Les acheteurs sont obligés de l’accepter s’il est transmis par les entreprises.

Il est issu des directives européennes de 2014 relatives aux marchés publics et élaborée sur la base d’un formulaire type établi par la Commission européenne permettant de candidater à un marché public.

Le DUME est obligatoirement transmis en électronique au format XML.

La dématérialisation concerne également la facturation électronique

Qui est concerné ?

Transmettent leurs factures sous forme électronique : Les titulaires de marchés conclus avec l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics, ainsi que leurs sous-traitants admis au paiement direct.

Quel est le calendrier ?

L’obligation de transmission des factures électroniques s’applique aux contrats en cours d’exécution ou conclus postérieurement :

  • au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises,  et les personnes publiques ;
  • au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises ;
  • au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises.

La plateforme dédiée à facturation électronique est le portail Internet « Chorus Pro ».