Le profil d’acheteur, outil de la transformation numérique des marchés publics
Le profil d’acheteur est une plateforme de dématérialisation selon le code de la commande publique. Il permet la mise à disposition électronique des documents de consultation et la réception électronique des documents des candidats et soumissionnaires. Accessible en ligne via internet, il est souvent appelé « plateforme » ou « salle des marchés ».
En tant que plateforme numérique, il centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures d’achat. Il se compose d’un espace pour l’acheteur/autorité concédante et d’un espace pour les opérateurs économiques. Pour être qualifié de profil d’acheteur, certaines fonctionnalités obligatoires doivent être présentes. Il garantit la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des échanges.
Il simplifie les tâches de l’acheteur public en automatisant certaines étapes et en sécurisant la procédure par horodatage, chiffrement et signature électronique.
Introduction
La dématérialisation des procédures liées aux marchés publics est devenue une obligation en France depuis le 1er octobre 2018. Cette évolution majeure s’appuie sur un instrument important : le profil d’acheteur. Plateforme numérique incontournable, le profil d’acheteur parfois appelé salle des marchés ou place de marchés, implique une profonde mutation des pratiques d’achat public vers plus de performance et de transparence.
Défini à l’article R. 2132-3 du code de la commande publique, le profil d’acheteur désigne le site internet sur lequel l’acheteur met en ligne les documents de consultation et reçoit les réponses électroniques des entreprises candidates aux marchés publics.
Cet article explorer le cadre réglementaire du profil d’acheteur, ses fonctionnalités étendues, ainsi que les avantages mais aussi les défis que présente cette plateforme devenue indispensable dans l’achat public aussi bien pour les acheteurs publics que les entreprises.
La dématérialisation révolutionne les marchés publics : focus sur le profil d’acheteur
La modernisation du droit de la commande publique, initiée par la réforme entrée en vigueur le 1er avril 2016, a marqué un tournant majeur dans la manière dont les marchés publics sont abordés. Au cœur de cette transformation se trouve la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics, imposée depuis le 1er avril 2017 pour les centrales d’achat et depuis le 1er octobre 2018 pour tous les autres acheteurs.
Les échanges d’informations doivent être réalisés par voie électronique
L’article L. 2132-2 du code de la commande publique précise que les échanges d’informations dans le cadre de la procédure de passation d’un marché doivent être réalisés par voie électronique, sauf exceptions réglementaires.
C’est ici que le profil d’acheteur prend toute son importance. Il représente un pivot essentiel de la dématérialisation, mais également de la démarche d’open data concernant les données essentielles des contrats de la commande publique.
Les principales fonctions de la plateforme
Le profil d’acheteur, véritable plateforme de dématérialisation, permet aux acheteurs de mettre à disposition des opérateurs économiques les documents de la consultation par voie électronique.
Il facilite également la réception, également électronique, des documents transmis par les candidats et les soumissionnaires. Les fonctionnalités et les exigences minimales de ces profils d’acheteur sont définies par un arrêté du ministre chargé de l’économie.
La dématérialisation est au cœur du processus, permettant une gestion plus efficace et rapide des marchés publics. La démarche d’open data vise à rendre accessibles et exploitables les données essentielles des contrats de la commande publique. Les marchés publics englobent l’ensemble des procédures d’achat des entités publiques. La fiche technique DAJ 2019 sur le profil d’acheteur offre un éclairage pertinent sur ces évolutions. Enfin, le droit de la commande publique régule l’ensemble de ces processus, avec des articles clés comme le L. 2132-2, qui met en avant la communication électronique.
Comment accéder aux documents d’un appel d’offres sur un profil d’acheteur ?
Pour accéder aux documents d’un appel d’offres sur un profil d’acheteur, il y a des étapes à suivre.
L’entreprise devra trouver le profil d’acheteur, consulter les avis de marché, télécharger les documents de la consultation et pourra poser des questions en ligne si nécessaire.
Trouver le profil d’acheteur
Le profil d’acheteur est souvent géré par les collectivités territoriales, les établissements publics ou les ministères via un prestataire de service.
Il est possible d’accéder au profil d’acheteur de différentes manières, et parfois dans un onglet dédié du site Internet de l’administration concernée. Concrètement ce site Internet dédié est accessible via l’avis de marché c’est à dire la publicité diffusée par l’acheteur public. Une rubrique est consacrée à l’adresse de téléchargement des documents mis en ligne.
Pour synthétiser pour trouver un profil d’acheteur il est possible de consulter le site Internet de l’administration concernée, de rechercher sur des sites spécialisés ou d’utiliser des moteurs de recherche :
- Consulter le site Internet de l’administration concernée : si vous connaissez l’administration dont vous voulez consulter le profil d’acheteur, le plus simple est de vous rendre sur son site général, en général à la rubrique « marchés publics » ou « appels d’offres ».
- Rechercher sur les sites spécialisés : il existe des sites spécialisés dans la publication d’appels d’offres et de marchés publics, qui permettent de trouver des profils d’acheteurs. Le BOAMP publie les avis de marchés dans lesquels figurent ces informations.
- Utiliser des moteurs de recherche : il est possible d’utiliser des moteurs de recherche pour trouver des profils d’acheteurs en tapant des mots-clés tels que « profil d’acheteur » suivi du nom de l’administration ou de l’entité adjudicatrice.
Consulter les avis de marché
Les avis de marché sont publiés sur le profil d’acheteur. Il est possible de consulter les avis de marché pour trouver celui qui correspond à ses besoins.
Les plateformes électroniques relatives à la diffusion des annonces, comme le BOAMP (Site : www.boamp.fr), offrent souvent des possibilités d’alerte gratuites à destination des candidats et soumissionnaires.
Télécharger les documents de la consultation
Une fois l’avis de marché sélectionné, l’entreprise intéressée peut télécharger les documents de la consultation directement depuis le profil d’acheteur.
Les documents de la consultation doivent intégralement être disponibles sur le profil d’acheteur à compter de la date de la publication de l’avis de marché.
Il est possible que le téléchargement des documents de la consultation nécessite la création d’un compte sur le profil d’acheteur.
La création d’un compte est toutefois conseillée de manière à être informé des modifications éventuelles ainsi que des réponses aux questions posées par les candidats.
Poser des questions en ligne
L’entreprise intéressée peut poser des questions en ligne sur le profil d’acheteur pour obtenir des précisions sur les documents de la consultation. C’est une fonctionnalités très utile et pourtant négligée par les candidats.
En effet, les profils d’acheteurs comportent une rubrique spécifique où les candidats posent leurs questions et les acheteurs publient les réponses correspondantes. Cela permet à tous les opérateurs économiques intéressés par le marché d’avoir accès aux mêmes informations. Même en l’absence de questionnement préalable, l’acheteur peut apporter des informations complémentaires.
Pour recevoir les réponses aux questions posées par les autres candidats potentiels, il est nécessaire d’être identifié par l’acheteur, et notamment de télécharger le DCE sur le profil d’acheteur en laissant des coordonnées détaillées et en utilisant une adresse mail relevée régulièrement.
Les questions posées sur un profil d’acheteur sont visibles pour tous les soumissionnaires intéressés par l’appel d’offres.
Est-ce que tous les documents d’un appel d’offres sont disponibles sur un profil d’acheteur ?
Les documents de la consultation doivent intégralement être disponibles sur le profil d’acheteur à compter de la date de la publication de l’avis d’appel à la concurrence. Ils ne peuvent être mis à disposition des opérateurs économiques avant la publication de l’avis au risque de fausser la concurrence.
Pour autant, s’agissant des procédures restreintes, certaines informations des documents de la consultation ne sont pas obligatoires lors de leur mise à disposition. En effet, en application de l’article R. 2144-9 du code de la commande publique, la date limite de réception des offres, l’adresse à laquelle les offres doivent être transmises, la ou les langues autorisées pour leur présentation, la liste des documents à fournir au sein des offres et la pondération ou la hiérarchisation des critères pourront n’être communiqués qu’à l’occasion de l’envoi des invitations des candidats sélectionnés.
L’article 1 de l’annexe 6 relatif aux modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde précise que l’accès aux documents de la consultation doit être « gratuit, complet, direct et sans restriction ».
Source : Fiche technique DAJ 2019 – Le profil d’acheteur.
Le profil d’acheteur, pivot de la dématérialisation des marchés publics
En quelques années, le profil d’acheteur est devenu l’élément permettant la dématérialisation des procédures d’achat public. Voyons les fondements de cette évolution.
Une obligation juridique de dématérialisation
C’est la règlementation qui a imposé la généralisation de la dématérialisation des procédures liées aux marchés publics en France.
L’article L. 2132-2 du code de la commande publique dispose que les communications et les échanges d’informations doivent être réalisés « par voie électronique ».
Cette obligation s’est mise en place en deux étapes :
- À partir du 1er avril 2017 pour les centrales d’achat
- À partir du 1er octobre 2018 pour tous les autres acheteurs publics
La dématérialisation est donc devenue une réalité des pratiques d’achat dans le secteur public.
Le profil d’acheteur, plateforme de la dématérialisation
Pour satisfaire à cette obligation, les acheteurs publics doivent obligatoirement passer par le profil d’acheteur.
L’article R. 2132-3 du code de la commande publique définit le profil d’acheteur comme la plateforme de dématérialisation permettant :
- La mise à disposition électronique des documents de la consultation
- La réception dématérialisée des candidatures et des offres des entreprises
Concrètement, le profil d’acheteur constitue le site internet dédié sur lequel l’acheteur met en ligne l’ensemble des documents de consultation et reçoit les réponses numériques des soumissionnaires aux appels d’offres.
Le profil d’acheteur s’est donc imposé comme l’élément pivot de la dématérialisation en centralisant sur une plateforme unique les outils indispensables aux échanges dématérialisés entre acheteurs publics et opérateurs économiques.
L’encadrement juridique de la plateforme de dématérialisation
Si le profil d’acheteur est devenu incontournable dans l’achat public, son contenu et son fonctionnement sont strictement encadrés par des règles précises issues du code de la commande publique et de ses textes d’application.
L’article R. 2132-3 du code de la commande publique précise que de la plateforme de dématérialisation doit proposer un ensemble de fonctionnalités répondant à des exigences fixées par voie réglementaire.
L’arrêté du 22 mars 2019, pris en application de ces dispositions, liste les fonctionnalités qui doivent a minima être offertes par le profil d’acheteur.
Parmi les plus importantes, on peut citer :
- La publication électronique des documents de la consultation
- La possibilité pour les entreprises de télécharger les dossiers de consultation
- La réception dématérialisée des candidatures et des offres dans des conditions sécurisées
- La mise à disposition gratuite des documents de la consultation
- Un espace dédié aux marchés publics clairement identifié sur le site internet de l’acheteur
Ces fonctionnalités socles doivent permettre une gestion entièrement dématérialisée des procédures de passation des marchés publics.
Les fonctionnalités étendues offertes par de la plateforme de dématérialisation
Au-delà des obligations minimales fixées par les textes, le profil d’acheteur rassemble diverses fonctionnalités créatrices de valeur ajoutée pour les acheteurs comme pour les entreprises.
Publication étendue des données essentielles
La place de marché permet la publication détaillée des données et caractéristiques de chaque marché public, conformément à l’article R. 2131-6 du code de la commande publique.
Les informations qui doivent être rendues publiques comprennent notamment :
- L’identité précise de l’acheteur
- L’intitulé complet de l’objet du marché
- Le montant estimatif détaillé
- Le calendrier prévisionnel détaillé des principales étapes
- Les critères de sélection des candidatures et d’attribution du marché
Cette transparence étendue sur les marchés publics en cours ou à venir facilite la compréhension fine des besoins pour les opérateurs économiques.
Mise à disposition de tous les documents de consultation
La centralise et met à disposition de manière dématérialisée l’ensemble des documents de la consultation : règlement de la consultation, cahier des charges, formulaires, annexes techniques, modèles de documents à remplir…
Les entreprises intéressées peuvent directement et gratuitement télécharger tous ces documents détaillés sans échange physique.
Réception électronique de tous les dépôts
La réception dématérialisée des candidatures, des offres, ainsi que des éventuels compléments ou modifications, constitue une fonctionnalité importante du profil d’acheteur.
Elle sécurise, accélère et simplifie le traitement par l’acheteur public en évitant les pertes, retards ou erreurs des transmissions papier.
Echanges électroniques sécurisés
Le profil d’acheteur sert de plateforme pour tous les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les candidats pendant la procédure : questions/réponses, demandes de précisions, notifications des décisions, correspondances…
L’ensemble de ces flux sont tracés et sécurisés via la salle des marchés.
Archivage pérenne et traçabilité
Les documents publiés sur le portail d’achat public sont archivés de manière électronique sur le long terme. Cette traçabilité pérenne facilite le contrôle et l’audit a posteriori des procédures réalisées.
Open data étendu
Certains profils d’acheteur adoptent une démarche ambitieuse d’open data. Ils ouvrent l’accès du grand public à de nombreuses données essentielles des marchés publics, au-delà des obligations légales.
Cette transparence volontariste renforce la confiance dans l’action des acheteurs publics.
Les avantages du portail d’achat public
L’utilisation d’un profil d’acheteur dans le cadre des marchés publics présente des avantages décisifs pour moderniser et optimiser les procédures d’achat.
Dématérialisation intégrale des procédures
Le profil d’acheteur permet de supprimer complètement les échanges physiques de documents « papier » dans le cadre des marchés publics. Toutes les procédures sont gérées de A à Z de manière digitale.
Des gains de temps et d’efficacité
Le portail peut faire gagner du temps aux parties prenantes. Les notifications instantanées, les dépôts dématérialisés, l’accès immédiat aux documents raccourcissent les délais de traitement des dossiers.
Un accès ouvert à la commande publique
La dématérialisation via le profil d’acheteur lève les barrières géographiques et ouvre l’accès aux marchés publics à un plus grand nombre d’entreprises, stimulant la concurrence.
Une optimisation des coûts
Le système de gestion des marchés publics en ligne et la dématérialisation entraînent une baisse des coûts de gestion des procédures d’achat public (affranchissement, impressions…).
Plus de transparence
La mise en ligne étendue des données essentielles et des documents de la consultation offre une traçabilité accrue sur le déroulement des procédures de passation des marchés publics.
Une sécurité juridique renforcée
La traçabilité des échanges sur le portail électronique d’acheteur sécurise les procédures, en conservant la preuve de chaque étape. Elle réduit les contentieux bien que les litiges liés à la dématérialisation elle-même commencent à se développer notamment avec les offres parvenues hors délais. .
Le portail électronique d’acheteur, facteur de transformation des pratiques d’achat public
Face à ces défis, le profil d’acheteur recèle un fort potentiel de transformation et d’innovation des pratiques d’achat public, à condition de l’utiliser de manière stratégique.
Vers des procédures 100% dématérialisées
Le profil d’acheteur permet d’envisager à terme des procédures 100% dématérialisées, de l’expression des besoins jusqu’au suivi de l’exécution des contrats, en passant par la passation. Cela nécessite encore des évolutions techniques et réglementaires.
Des gains d’efficience par l’interopérabilité
En développant l’interopérabilité de la plateforme avec d’autres systèmes d’information, des gains d’efficience sont possibles (partage de données, traitements automatisés, …).
Un levier de transparence et d’open data
Le portail peut devenir une vitrine de l’ouverture des données sur l’achat public, renforçant la transparence sur l’usage des deniers publics.
Une opportunité pour rénover les processus internes
La mise en place d’un site Internet d’achat est l’occasion de repenser les processus, de les simplifier et de les sécuriser davantage.
Vers une expérience utilisateur optimisée
L’ergonomie et l’accessibilité du profil d’acheteur peuvent encore être améliorées pour faciliter son appropriation par tous types d’utilisateurs.
Un outil d’analyse des données d’achat
Les informations collectées sur système de gestion des marchés publics en ligne peuvent nourrir le pilotage de la performance achat, si elles sont correctement exploitées.
Le profil d’acheteur au cœur de l’écosystème de la commande publique dématérialisée
Le profil d’acheteur prend place au sein d’un écosystème élargi d’acteurs et d’outils numériques dédiés à la dématérialisation de la commande publique.
Les acteurs impliqués
Plusieurs catégories d’acteurs interagissent via le profil d’acheteur :
- Les acheteurs publics qui administrent et utilisent la plateforme
- Les entreprises candidates aux marchés publics
- Les autorités de régulation et de contrôle
L’interopérabilité avec les systèmes d’information
Le profil d’acheteur peut éventuellement échanger des données avec d’autres applications utilisées en interne par les acheteurs : logiciels de gestion financière et comptable, solutions de dématérialisation de factures, outils d’e-sourcing…
L’interopérabilité est décisive pour optimiser les processus transverses.
L’interaction avec Chorus Pro pour la facturation
Concernant la facturation électronique, une interaction étroite peut parfois exister entre le profil d’acheteur et le portail Chorus Pro, qui constitue le point d’entrée unique pour la réception des factures
L’open data pour renforcer la transparence
Le profil d’acheteur peut interagir avec la plateforme data.gouv.fr pour ouvrir les données essentielles des marchés publics et les rendre réutilisables.
Cette démarche d’open data renforce la transparence et la confiance dans l’action des acheteurs publics.
Le lien avec les applications mobiles
Des applications mobiles peuvent venir en complément du profil d’acheteur pour en étendre l’accessibilité et l’usage par les entreprises candidates aux marchés publics.
Elles permettent par exemple une veille personnalisée sur les consultations ou des alertes sur les nouveaux appels d’offres.
FORMATION Réponse dématérialisée aux AO et DUME
Portail unique interministériel (www.data.gouv.fr) et liste des profils
Le profil d’acheteur figure sur une liste publiée sur le portail unique interministériel destiné à rassembler et à mettre à disposition librement l’ensemble des informations publiques (www.data.gouv.fr).
Fonctionnalités principales d’un profil d’acheteur pour les entreprises
Pour les entreprises le profil d’acheteur assure un certain nombre de fonctions et notamment les suivantes pour :
1° S’identifier et s’authentifier ;
2° Connaître les prérequis techniques et les outils nécessaires pour utiliser le profil d’acheteur ;
3° Permettre de tester la configuration technique du poste de travail utilisé par rapport aux prérequis techniques indiqués ;
4° Rechercher les avis d’appel à la concurrence et accéder aux consultations ;
5° Télécharger en accès gratuit, libre, direct et complet les documents de la consultation (DCE), les avis d’appel à la concurrence (AAC) ;
6° Permettre de simuler le dépôt de documents à titre d’entrainement ;
7° Déposer une candidature y compris si elle se présente sous la forme du document unique de marché européen électronique constituant un échange de données structurées ;
8° Déposer des offres, y compris les dépôts successifs quand la procédure le requiert et les offres signées électroniquement ;
9° Accéder à une assistance ou consulter une documentation pour les utilisateurs aux fins d’obtenir des réponses aux problématiques techniques ;
10° Poser des questions à l’acheteur par rapport à la consultation concernée ;
11° Consulter et télécharger les données essentielles des consultations.
Un arrêté détermine les fonctionnalités et les exigences minimales des profils d’acheteur. (Arrêté du 22 mars 2019 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs – NOR : ECOM1831551A).
Fiche DAJ 2019 – Profil d’acheteur
Table des matières
1. Définition du profil d’acheteur
2. Les étapes des procédures devant obligatoirement être effectuées sur un profil d’acheteur
2.1. La publicité
2.2. La mise à disposition des documents de la consultation
2.3. La publication des données essentielles
2.4. La déclaration du profil d’acheteur
3. Les fonctionnalités minimales obligatoirement proposées par les profils d’acheteurs
3.1. Les fonctionnalités devant être proposées aux acheteurs et/ou autorités concédantes
3.1.1. L’identification et l’authentification
3.1.2. La publication des avis d’appel à la concurrence et leurs éventuelles modifications
3.1.3. La mise à disposition des documents de la consultation
3.1.4. Réceptionner et conserver les candidatures et les offres
3.1.5. Publier les données essentielles
3.1.6. Accéder à un service de courrier électronique
3.1.7. Accéder à un historique des évènements
3.1.8. Répondre aux questions soumises par les opérateurs économiques
3.1.9. Obtenir les documents justificatifs et les moyens de preuve qui peuvent être directement obtenus auprès d’autres administrations
3.2. Les fonctionnalités devant être proposées aux opérateurs économiques
3.2.1. L’identification et l’authentification
3.2.2. Connaissance des prérequis techniques et des modules d’extension nécessaire pour utiliser le profil d’acheteur
3.2.3. Accéder à un espace permettant de tester la configuration du poste et de simuler un dépôt de documents
3.2.4. Proposer un moteur de recherche
3.2.4. Accéder aux documents de la consultation et poser des questions à l’acheteur
3.2.4. Déposer une candidature et une offre
3.2.5. Solliciter une assistance ou consulter un support utilisateur
4. Les exigences techniques, d’accessibilité et de sécurité
4.1. Les exigences en matière de sécurité
4.2. Les exigences en matière de traçabilité et de confidentialité
4.3. Les exigences d’interopérabilité
4.4. Les exigences d’accessibilité
4.5. Les exigences techniques
5. Les modalités d’acquisition d’un profil d’acheteur