Le guide « Chefs d’entreprise, osez la commande publique » vise à simplifier l’accès des TPE et PME aux marchés publics. Il explique les étapes de candidature, fournit des informations pratiques et met en avant la simplification des procédures et le soutien gouvernemental.
Publié par la Médiation des Marchés Publics, il vise à encourager les chefs d’entreprise, notamment les TPE/PME, à participer à la commande publique. Il démystifie les idées reçues sur la complexité des marchés publics, explique les différentes étapes de la candidature et de l’attribution des marchés, et fournit des informations pratiques sur la recherche d’appels d’offres, la dématérialisation, et le recouvrement des paiements. Le guide met l’accent sur la simplification des procédures et le soutien gouvernemental aux entreprises. Il inclut également des liens utiles et un glossaire des termes clés.
- Quels sont les principaux freins à la participation des PME aux marchés publics ?
- Quelles sont les opportunités des marchés publics pour les PME ?
- Quels sont les principaux outils pour suivre les appels d’offres publics ?
- Quelles sont les idées reçues concernant les marchés publics ?
- Quels sont les principaux acteurs de la commande publique en France ?
- Quelles sont les étapes de la réponse à une consultation pour un marché public
Quels sont les principaux freins à la participation des PME aux marchés publics ?
Plusieurs freins peuvent empêcher les PME de participer aux marchés publics, malgré les opportunités qu’ils représentent. Ces freins peuvent être liés à des idées reçues, à des contraintes réelles ou ressenties, ou à un manque d’information.
Idées reçues sur la complexité des marchés publics
De nombreuses entreprises, y compris les PME, perçoivent les procédures de réponse aux appels d’offres comme étant trop complexes. Elles peuvent penser que les marchés publics nécessitent l’intervention d’experts, ce qui peut les décourager de candidater. Le guide a pour but de faciliter ces démarches.
Croyance que les marchés publics sont réservés aux grands groupes
Les PME peuvent croire que les marchés publics sont principalement attribués aux grandes entreprises, alors que les montants des marchés sont très variables. Les PME peuvent candidater aux marchés publics, quels que soient leur taille, leur secteur ou leur localisation.
Manque de confiance en l’absence de références
Certaines entreprises pensent qu’il est impossible de remporter un marché public sans avoir de références préalables. Or, chaque candidat a les mêmes chances, qu’il soit une nouvelle entreprise ou non.
Les acheteurs publics évaluent la capacité des entreprises à exécuter le marché en se basant sur plusieurs critères. Les références ne sont qu’un élément parmi d’autres. Ainsi, même sans expérience préalable dans les marchés publics, une entreprise peut démontrer ses compétences et ses qualifications.
Il existe des procédures plus souples pour les marchés de plus faibles montants, auxquels les TPE/PME peuvent candidater. Cela permet aux entreprises nouvelles de se lancer et de gagner de l’expérience.
Une offre bien préparée, conforme aux exigences du dossier de consultation (DCE), et mettant en avant les compétences et les atouts de l’entreprise, a plus de chances d’être retenue, même en l’absence de références.
Il est possible de candidater en groupement avec d’autres entreprises. Cela permet de pallier un éventuel manque de références en combinant les compétences et les expériences de plusieurs acteurs.
Absence d’expert « marchés publics » dans l’entreprise
Dans les TPE/PME, le dirigeant est souvent la personne en charge de répondre aux marchés publics, ce qui peut sembler difficile au départ. Cependant, une fois familiarisé avec les procédures, les marchés publics peuvent devenir un levier de performance.
L’absence d’expert « marchés publics » au sein d’une entreprise, notamment dans les TPE/PME, est une situation fréquente qui peut susciter des appréhensions lors de la candidature à un marché public. Cependant, les sources indiquent que cette situation ne doit pas être perçue comme un obstacle insurmontable.
Dans de nombreuses TPE/PME, c’est souvent le dirigeant qui prend en charge la réponse aux marchés publics. La première candidature peut sembler difficile, mais une fois que le dirigeant se familiarise avec les procédures, les marchés publics peuvent devenir un levier important pour la performance de l’entreprise.
La familiarisation avec les procédures, l’expérience acquise lors des premières candidatures permet de mieux comprendre les rouages des marchés publics. Ce guide a pour vocation de faciliter ces démarches.
Bien que l’entreprise n’ait pas d’expert en interne, elle peut se faire accompagner par des experts externes pour certaines procédures. Il existe des dispositifs de soutien et des médiateurs qui peuvent aider les entreprises à naviguer dans ce domaine.
Spécificité du domaine d’activité
Les entreprises peuvent penser que leur domaine d’activité est trop spécifique pour être concerné par les marchés publics. Or, les marchés publics couvrent tous les domaines, même les plus spécifiques.
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les marchés publics couvrent une grande variété de domaines de prestations. Ainsi, même si un secteur d’activité est très spécifique, il y a de fortes chances qu’il soit concerné par les marchés publics.
Les marchés publics ne se limitent pas aux grands travaux ou aux fournitures standardisées. Ils concernent une multitude de domaines, y compris des secteurs très spécifiques. Par exemple, il existe des achats relatifs aux « arts de la table », aux « traductions », ou encore à la « rénovation de monuments historiques ».
Les entreprises de tous les secteurs d’activité, même les plus spécifiques, peuvent trouver des opportunités dans les marchés publics. Il est important de ne pas s’autocensurer et d’explorer les différents appels d’offres pour identifier ceux qui correspondent à son domaine d’expertise.
Les acheteurs publics sont à la recherche de fournisseurs capables de répondre à des besoins très variés. Les entreprises spécialisées ont donc un rôle à jouer dans la commande publique. La solution est de bien identifier les appels d’offres pertinents et de mettre en avant ses compétences spécifiques.
En somme, la spécificité d’un domaine d’activité n’est pas un obstacle à la participation aux marchés publics. Au contraire, elle peut être un avantage concurrentiel. Il est essentiel d’identifier les opportunités correspondant à son domaine, de mettre en avant ses compétences spécifiques et de ne pas se laisser décourager par des idées reçues. Les entreprises sont encouragées à explorer les différentes possibilités offertes par la commande publique, quel que soit leur secteur d’activité.
Méconnaissance des procédures
Un manque de connaissance des procédures et des règles encadrant les marchés publics est un frein important pour les PME. Ce guide a été conçu afin de réconcilier les chefs d’entreprises avec la commande publique.
La méconnaissance des procédures est un frein majeur pour de nombreuses entreprises, en particulier les TPE/PME, lorsqu’il s’agit de candidater aux marchés publics. Cette méconnaissance, souvent associée à une perception de complexité, conduit beaucoup d’entre elles à ne pas saisir les opportunités offertes par la commande publique.
Les entreprises, surtout les plus petites, peuvent manquer d’information sur les règles et procédures des marchés publics. Elles ne savent pas toujours où trouver l’information et comment la décoder. Ce guide a été créé pour aider à combler ce manque d’information.
Une fois que le dirigeant se familiarise avec les procédures, les marchés publics peuvent devenir un levier privilégié de la performance de son entreprise. L’expérience acquise lors des premières candidatures permet de mieux comprendre les rouages des marchés publics.
Il est important de se créer des habitudes pour surveiller les appels d’offres. Il faut mettre en place des alertes sur les plateformes, définir des mots clés et désigner un référent « marchés publics » au sein de l’entreprise si possible.
Bien que l’entreprise n’ait pas d’expert en interne, elle peut se faire accompagner par des experts externes pour certaines procédures.
En résumé, la méconnaissance des procédures est un obstacle qui peut être surmonté. Le guide, les efforts de simplification des procédures, et l’accompagnement par des médiateurs sont des outils mis à disposition des entreprises pour les aider à se lancer dans la commande publique. Il est important de ne pas se laisser décourager par la complexité perçue des procédures et de se familiariser avec les règles afin de saisir les opportunités de croissance offertes par les marchés publics.
Appréhension face à la complexité
L’appréhension face à la complexité des marchés publics est un frein important pour de nombreuses entreprises, en particulier les TPE/PME. Cette perception de complexité peut dissuader les entreprises de candidater. Cependant, le document souligne que cette appréhension est souvent basée sur des idées reçues et que des solutions existent pour simplifier les démarches.
Le guide « Chefs d’entreprise, osez la commande publique ! » est conçu pour fournir une aide et une méthode aux entreprises. Il détaille les informations pratiques et juridiques nécessaires pour faciliter l’accès à la commande publique. De plus, la Médiation des Marchés publics a pour rôle de faciliter les relations entre les entreprises et les acheteurs publics et offre un recours en cas de difficulté. Les entreprises peuvent solliciter un médiateur pour résoudre des problèmes contractuels ou relationnels.
L’expérience acquise lors des premières candidatures permet de mieux comprendre les rouages des marchés publics. Le guide encourage les dirigeants à se familiariser avec les procédures afin que les marchés publics deviennent un levier de performance pour leur entreprise.
Il est important de se créer des habitudes pour surveiller les appels d’offres, en utilisant des plateformes dédiées, en définissant des mots-clés et en désignant un référent au sein de l’entreprise. Bien lire l’AAPC (Avis d’Appel Public à la Concurrence) et le RC (Règlement de Consultation) est essentiel.
Délais de paiement perçus comme trop longs
Les PME peuvent être réticentes à candidater à cause de la réputation de longs délais de paiement des marchés publics. Le Code des marchés publics, auquel succède le Code de la commande publique est pourtant strict en la matière et les délais sont désormais réglementés.
Difficultés à identifier les appels d’offres pertinents
Les PME peuvent avoir du mal à trouver les informations sur les marchés publics qui les concernent.
Les opportunités des marchés publics pour les PME
Les marchés publics offrent aux PME de nombreuses opportunités, notamment en termes de croissance et de pérennité de leur activité. Ils représentent un volume important, près de 200 milliards d’euros, et sont un levier de croissance significatif pour les entreprises.
Les marchés publics permettent aux PME de diversifier leurs portefeuilles et de remplir leurs carnets de commande, qui peuvent être insuffisamment remplis. Cela peut aider les entreprises à ne pas dépendre d’un seul type de client ou de secteur.
Les marchés publics constituent une nouvelle source d’activité pour les PME.
Les marchés publics peuvent être l’occasion de développer de nouveaux produits et d’ouvrir de nouveaux horizons pour les PME. Le gouvernement a même fixé un objectif de 2% de la commande publique consacrée à l’innovation.
Les entreprises sont assurées d’être payées lorsqu’elles travaillent pour le secteur public. Les délais de paiement sont réglementés et ne peuvent excéder 30 jours pour la plupart des pouvoirs adjudicateurs.
Selon les montants et/ou ses capacités techniques, une PME peut candidater seule ou en groupement, multipliant ainsi ses chances de remporter le marché.
Quels sont les principaux outils pour suivre les appels d’offres publics ?
Pour suivre les appels d’offres publics, plusieurs outils et supports d’information sont à la disposition des entreprises.
Voici les principaux outils pour suivre les appels d’offres publics :
- Le Journal officiel de l’Union Européenne (JOUE) est incontournable pour tous les marchés européens.
- Le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) est essentiel pour les marchés publics français.
- Le Journal d’annonces légales (JAL) concerne les marchés publics locaux.
- Les plateformes de publicité en ligne permettent de consulter les appels d’offres. Parmi elles, on trouve : PLACE (plateforme de l’État et de l’UGAP), Maximilien (plateforme de l’Île-de-France), e-Bourgogne
- Chaque acheteur public a son propre profil d’acheteur, qui est le site dématérialisé qu’il utilise pour ses achats. Il est obligatoire de recourir à un profil d’acheteur pour les marchés publics supérieurs à 40 000 euros HT.
- Il est conseillé de mettre en place des alertes sur les plateformes de veille pour être informé des nouveaux appels d’offres correspondant à son domaine d’activité et à sa zone géographique.
- Il est important de bien définir les mots-clés par type d’achat et secteur géographique pour affiner sa recherche.
- Désigner un collaborateur comme référent « marchés publics » permet d’assurer un suivi régulier et efficace des appels d’offres.
Il est à noter que pour les marchés inférieurs à certains seuils pour les pouvoirs adjudicateurs et pour les entités adjudicatrices, il n’y a pas d’obligation de publicité.
Le document recommande de se créer des « habitudes » pour effectuer une veille efficace des marchés publics. Il est également important d’aller à la rencontre des acheteurs publics pour faire connaître son entreprise et ses produits.
Quelles sont les idées reçues concernant les marchés publics ?
Plusieurs idées reçues persistent concernant les marchés publics, freinant la participation des entreprises, en particulier les PME, malgré les opportunités qu’ils représentent. Ces idées reçues sont souvent infondées et peuvent être surmontées avec une meilleure information et une approche adéquate.
Les marchés publics sont compliqués, cette idée reçue est très répandue. Bien que certains aspects des marchés publics, notamment les procédures, puissent être complexes et nécessiter l’intervention d’experts, le Code des marchés publics, auquel succède le Code de la commande publique, contient également des mesures favorables aux PME, qui sont souvent méconnues. Ce guide a été conçu afin de faciliter les démarches.
Les marchés publics sont réservés aux grands groupes, cette idée est fausse. Les montants des marchés publics sont très variables, allant de quelques milliers d’euros à plusieurs millions d’euros. Les entreprises, quelle que soit leur taille, leur secteur ou leur localisation, peuvent candidater. Il existe des procédures plus souples pour les marchés de plus faibles montants, spécifiquement adaptés aux TPE/PME.
Sans références, on n’a aucune chance, c’est une idée reçue. Chaque candidat a les mêmes chances de remporter un marché, même sans références. Les entreprises nouvelles peuvent donc candidater.
Il n’y a pas d’expert « marchés publics » dans l’entreprise. Dans les TPE/PME, le dirigeant est souvent en charge de répondre aux marchés publics, ce qui peut paraître difficile au début. Cependant, une fois familiarisé avec les procédures, les marchés publics peuvent devenir un levier de performance.
Mon domaine est trop spécifique. Les marchés publics couvrent tous les domaines de prestation, même les plus spécifiques. Il existe des achats relatifs à des domaines variés comme les « arts de la table », les « traductions » ou la « rénovation de monuments historiques ».
Quels sont les principaux acteurs de la commande publique en France ?
En France, la commande publique implique une variété d’acteurs, tant du côté des acheteurs que des entreprises candidates.
Voici les principaux acteurs de la commande publique.
Les pouvoirs adjudicateurs sont les personnes morales de droit public qui font appel aux procédures de marchés publics pour répondre à leurs besoins. Ils comprennent :
- L’État : ministères, préfectures…
- Les établissements publics nationaux : universités, musées, Pôle Emploi, CNRS, INRA…
- Les collectivités territoriales : régions, départements, communes, communautés de communes, syndicats intercommunaux…
- Les établissements publics locaux : lycées, collèges, Offices publics de l’habitat…
- Les établissements publics hospitaliers
- Les Chambres de commerce et d’industrie, les Chambres d’agriculture et les Chambres des métiers et de l’artisanat
- Les centrales d’achat public
Les entités adjudicatrices sont les « entreprises publiques » opérateurs de réseaux telles que la SNCF, la RATP, La Poste, EDF, ainsi que de nombreux ports et aéroports.
Les entreprises candidates sont les entreprises, de toutes tailles (TPE, PME, grands groupes), qui répondent aux appels d’offres publics. Elles peuvent candidater seules ou en groupement.
Le Médiateur des Marchés publics est un acteur clé dont le rôle est de faciliter l’accès des entreprises à la commande publique et d’améliorer leurs relations avec le secteur public. Il joue un rôle de facilitateur, instaure une démarche de progrès et offre un recours de médiation en cas de difficultés.
Les organismes de publication diffusent les avis d’appels d’offres :
- Le Journal officiel de l’Union Européenne (JOUE) pour les marchés européens
- Le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) pour les marchés français
- Le Journal d’annonces légales (JAL) pour les marchés locaux
Les plateformes de dématérialisation (profils d’acheteurs) permettent de gérer électroniquement les documents entre les entreprises et les acteurs publics et de déposer les candidatures aux appels d’offres. Des exemples incluent PLACE, Maximilien, e-Bourgogne et Francemarches.com.
Il est important de noter qu’il existe plus de 130 000 clients publics en France, offrant de nombreuses opportunités pour les entreprises. La commande publique est encadrée par le Code des marchés publics, auquel succède le Code de la commande publique, qui définit les règles et les principes fondamentaux tels que la liberté d’accès, l’égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures.
Etapes de la réponse à une consultation pour un marché public
La réponse à une consultation pour un marché public implique plusieurs étapes clés, allant de la préparation de la candidature à la soumission de l’offre.
Une réponse aux marchés publics comprend une candidature et une offre technique et financière.
Candidature
- La candidature doit permettre à l’acheteur d’évaluer la capacité de l’entreprise à exécuter le marché.
- Elle doit contenir les pièces exigées dans le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE). Il est important de télécharger le dossier en créant un compte sur la plateforme de l’acheteur afin d’être informé de toute modification.
- L’entreprise doit également fournir des renseignements permettant d’apprécier ses capacités professionnelles, techniques et financières (chiffre d’affaires global, effectifs, équipements techniques, certificats de qualifications professionnelles, etc.).
- Des attestations sur l’honneur sont nécessaires pour justifier que l’entreprise et ses dirigeants sont en règle en matière fiscale, sociale et judiciaire.
- Il existe des formulaires pré-imprimés pour faciliter la candidature.
- Une entreprise peut candidater seule ou en groupement, selon le montant ou l’objet du marché, et peut également se déclarer sous-traitante.
Offre
- L’offre est la réponse technique et financière que l’entreprise propose.
- Elle doit être conforme à l’objet du marché et ne doit pas violer une exigence essentielle des documents de la consultation.
- Une offre avec variante est une modification, à l’initiative de l’entreprise, de certaines spécifications techniques ou financières du projet de base. L’entreprise peut faire des propositions plus performantes ou intéressantes que celles demandées initialement. Cependant, une variante n’est possible que si elle est autorisée.
- L’entreprise ne peut en principe pas modifier son offre après sa soumission, jusqu’à l’expiration du délai de validité.
- Il faut respecter scrupuleusement le plan de l’offre tel qu’il est précisé dans le Règlement de Consultation (RC).
Points importants à respecter
- Le délai de remise pour lequel il est indispensable de respecter la date de remise des dossiers, toute soumission hors délai étant rejetée.
- Le Règlement de Consultation (RC) est le document fondamental qui fixe les règles de la passation du marché. Il faut le lire attentivement et s’y conformer. Le RC précise le contenu du dossier de candidature, de l’offre, les critères de jugement et leur pondération, les coordonnées des responsables, etc..
- L’acte d’engagement doit être rempli rigoureusement, sans rature ni ajout, et doit être daté et signé par la personne habilitée à engager la société. La modification de l’acte d’engagement peut entraîner le rejet de l’offre.
- L’offre (papier ou électronique) doit être transmise en une seule fois. Seul le dernier envoi sera retenu et une offre incomplète pourra être rejetée.
- Si le pouvoir adjudicateur exige des options ou des tranches conditionnelles, toute offre qui ne répond pas à ces demandes sera rejetée.
- Mémoire technique est un document très important. Si le RC précise un plan pour le mémoire technique, il est impératif de le respecter, en y intégrant les éléments des critères et sous-critères de jugement des offres.
Dématérialisation de la procédure
- Pour répondre à une exigence de confidentialité et de sécurité, les candidatures aux appels d’offres doivent être déposées sur une plateforme de dématérialisation.
- Les entreprises doivent s’équiper d’une signature électronique délivrée par des organismes agréés. Il faut vérifier la date de validité de la signature électronique.
- Il faut signer les pièces individuellement, la signature d’un fichier ZIP ne suffit pas.
- L’obtention d’un certificat de signature électronique peut prendre jusqu’à 3 semaines.
En résumé, répondre à une consultation nécessite une préparation rigoureuse, une attention particulière aux détails et le respect des règles établies. Il est recommandé de ne pas hésiter à se faire accompagner par des experts si nécessaire, et de se familiariser avec les procédures pour faire des marchés publics un levier de croissance pour son entreprise. En cas de difficulté, il est possible de faire appel au Médiateur des Marchés publics.
Contact pour la formation ou l’assistance
Guides
Télécharger le guide Chefs d’entreprise, osez la commande publique. Elaboré en concertation avec la CPME et le MEDEF, le guide destiné aux chefs d’entreprise intègre les dernières évolutions liées à la dématérialisation des marchés publics, à la nouvelle édition du Code de la commande publique en date du 1er avril 2019 ainsi que les récentes mesures gouvernementales en faveur de l’innovation et de l’accès des PME à la commande publique.
Télécharger le Guide pratique pour les TPE-PME : « Se développer grâce aux marchés publics ».
Guide sur les bonnes pratiques de facturation et de règlement dans les marchés publics de travaux (OECP 2024).