Conseils pour éviter les offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées
Voir : Les règles juridiques applicables aux offres irrégulières, inacceptables et inappropriées.
Guide pratique pour éviter le rejet de votre offre dans les marchés publics
Vous souhaitez répondre à un appel d’offres public ? C’est une opportunité pour développer votre activité, mais gare aux écueils ! L’acheteur est tenu d’écarter les offres dites « irrégulières », « inacceptables » ou « inappropriées ». Comment éviter le risque de voir votre offre rejetée ? Suivez le guide !
Car ne serait-ce que remettre un dossier impeccable c’est déjà se différencier des autres concurrents et mettre en valeur les atouts de votre entreprise.
1 – Comprendre en détail les critères d’éviction des offres
Avant même de commencer à répondre à un appel d’offres, il est indispensable de bien assimiler les critères qui peuvent entraîner le rejet d’une offre par l’acheteur public. Les notions d’offres irrégulières, inacceptables et inappropriées recouvrent des réalités différentes.
1.1 – L’offre irrégulière
L’offre irrégulière est celle qui ne respecte pas toutes les exigences fixées par l’acheteur public dans les documents de la consultation (règlement de la consultation, cahier des charges, etc.).
On distingue plus précisément deux types d’irrégularité :
L’irrégularité pour non-respect des règles formelles
Sont concernés ici les manquements aux exigences techniques ou de forme imposées par l’acheteur. Par exemple sans que la liste soit exhaustive :
- Le dossier est hors délai car reçu après la date limite de réception des offres indiquée dans l’avis de publicité. Ce n’est pas du tout anecdotique. La faute à la réponse dématérialisée et aux aléas techniques qui vous pourrissent la vie !
- Le non-respect des modalités de transmission de l’offre (envoi papier, par email sans passer par la plateforme de dématérialisation, …).
- L’absence de signature de l’offre au moyen d’un certificat de signature électronique alors que cela était exigé dans le règlement de la consultation. Là, tout va dépendre de la position de l’acheteur. Cela arrive encore.
- Le document dont la signature est requise n’est pas signée par une personne habilitée à engager le candidat.
- L’absence d’une pièce administrative ou d’offre expressément réclamée (formulaire, attestation, engagement, certificat, document technique, …).
- Les documents administratifs, financiers ou techniques sont envoyés dans un format différent de celui imposé (DOC au lieu de PDF par exemple). Cela peut paraitre sévère mais cela existe.
- La proposition d’une solution technique décrite dans le mémoire technique est différente de celle imposée sans justification probante ou parce qu’elle est interdite (variante ou option non autorisée par exemple).
- L’offre technique n’est pas présentée conformément au cadre de mémoire technique fourni dans les documents de la consultation.
- Les fichiers reçus par le maitre d’ouvrage ne sont pas lisibles.
- Le non-respect d’une clause formelle du CCAG ou du CCTG.
- Les échantillons exigés par le règlement de la consultation n’ont pas été fournis.
Tout écart par rapport aux règles formelles édictées, même minime, peut entraîner l’irrégularité de votre offre.
Bon, il n’y a pas de quoi stresser mais il faut avoir un minimum de méthode.
L’irrégularité pour violation d’une règle légale
Il s’agit cette fois du non-respect d’une disposition législative ou réglementaire qui s’impose à tous les candidats répondant à l’appel d’offres. Quelques exemples :
- Non-respect d’une convention collective citée comme référence.
- Non-respect de la réglementation sur le prix du livre.
- Proposition de prix non conforme à la législation sur les prix anormalement bas.
- Non-respect des obligations fiscales et sociales.
Dans tous les cas, la méconnaissance d’une règle de droit en vigueur entache l’offre d’irrégularité.
1.2 – L’offre inacceptable
L’offre est dite « inacceptable » lorsque son montant financier excède l’enveloppe budgétaire que l’acheteur public a prévu de consacrer au marché public.
Concrètement, pour qualifier une offre d’inacceptable, deux conditions doivent être réunies :
- L’acheteur public a défini avant le lancement de la consultation un montant maximal alloué au marché. Ce montant correspond aux crédits disponibles pour l’opération.
- Le montant proposé dans l’offre du candidat est supérieur à ce montant maximal prédéfini.
Dans ce cas, l’acheteur n’a pas les moyens pour financer l’offre. Même si cette dernière est techniquement satisfaisante et bien classée, l’acheteur est tenu de la rejeter pour cause car elle est inacceptable.
Quelques précisions sur ce motif d’éviction :
- Il ne suffit pas que l’offre soit supérieure à l’estimation faite par l’acheteur pour qu’elle soit inacceptable. Seul le dépassement du montant maximal alloué emporte le caractère inacceptable.
- Le montant maximal doit être défini pour le marché précisément, et non pour le budget global de l’acheteur.
- Pour les marchés allotis, des plafonds doivent être fixés pour chaque lot en fonction des crédits disponibles.
L’offre inacceptable se distingue donc de l’offre irrégulière par son fondement financier. L’irrégularité sanctionne un vice dans l’offre elle-même alors que l’inacceptabilité vise l’inadéquation de son prix avec le budget alloué.
1.3 – L’offre inappropriée
Une offre est considérée comme « inappropriée » lorsqu’elle ne correspond pas du tout au besoin exprimé par l’acheteur public dans les documents de la consultation, notamment le cahier des charges.
Plus précisément, l’inappropriation peut provenir de deux situations :
- Le candidat propose un produit ou une solution technique radicalement différente de ceux imposés dans le cahier des charges, sans justification valable.
- Le candidat présente une offre ne permettant pas de répondre aux exigences de performance, délais, qualité, sécurités etc. énoncées par l’acheteur.
Dans les deux cas, l’offre se révèle inapte à répondre au besoin de l’acheteur en l’état. Elle nécessiterait des modifications substantielles pour devenir conforme à la demande.
L’offre inappropriée se distingue ainsi de l’offre irrégulière sur deux points :
- L’irrégularité sanctionne un manquement à une règle précise (forme, législation…). L’inappropriation vise l’inadéquation globale au besoin.
- L’offre irrégulière peut être régularisée. L’offre inappropriée ne peut pas l’être car elle nécessiterait une refonte complète.
Par exemple, une offre proposant un logiciel libre au lieu d’une solution propriétaire imposée sans justification probante sera inappropriée. A l’inverse, une offre conforme sur le fond mais envoyée hors délai sera simplement irrégulière.
L’acheteur devra donc écarter l’offre inappropriée qui ne répond clairement pas à son besoin. En revanche, il pourra demander la régularisation d’une offre irrégulière mais conforme sur le fond.
2 – Analyser méticuleusement les documents de la consultation pour éviter des offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées
La phase d’analyse des documents fournis par l’acheteur public est importante. Elle conditionne la pertinence de votre offre et permet d’anticiper les écueils à éviter. Examinons plus en détail les points clés de cette étape.
La consistance des documents suivant dépend étroitement de la consistance du marché auquel vous répondez.
2.1 – Le règlement de la consultation (RC)
C’est un document très important pour vous constituer la réponse à l’appel d’offres.
Le règlement de la consultation fixe les règles procédurales de l’appel d’offres. Voici les points minimaux à examiner attentivement :
- Les modalités de transmission et de présentation des offres : format des fichiers, signature électronique ou non…
- Le calendrier détaillé de la procédure : date limite de réception des offres, délai de validité des offres…
- Les pièces à fournir (candidature, offre financière et offre technique)
- Les critères de sélection des candidatures et des offres
- Les conditions d’envoi des questions à l’acheteur et traitement des réponses apportées
- Les clauses fixant les conditions d’envoi d’une offre variante ou d’une prestation supplémentaire éventuelle
- Les modalités de visite des lieux ou de consultation sur place de documents complémentaires
Ce règlement dicte les règles du jeu auxquelles votre offre devra se plier. Son non-respect entacherait votre offre d’irrégularité.
2.2 – Le cahier des charges (CCAP, CCTP, CCP)
Le cahier des charges est un ensemble de documents de référence qui expose en détail les attentes de l’acheteur.
Analysez attentivement :
- Le contexte, les objectifs et l’étendue du besoin exprimé
- La description précise des prestations à réaliser
- Les spécifications techniques imposées
- Les exigences de qualité, de délais, de performance
- Les critères d’appréciation des offres et leur pondération, sachant que ces informations figurent dans le règlement de la consultation.
Votre offre devra répondre point par point aux exigences du cahier des charges sous peine d’être écartée.
Quelques points à vérifier au CCAP :
- Les pénalités
- Les pièces contractuelles du marché
- La révision ou non des prix.
- Les modalités de paiement.
- Les dérogations aux documents généraux.
2.3 – Les documents annexes
Différents documents viennent habituellement compléter le cahier des charges sans que cette liste soit exhaustive :
- Le cadre d’acte d’engagement.
- Le cadre de mémoire technique, le cas échant.
- Le cadre du bordereau des prix unitaires (BPU).
- Le cadre de détail quantitatif estimatif (DQE)
- Le cadre de décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF).
- Les fiches et/ou certains guides techniques.
- Les plans ou schémas fonctionnels ou autres pièces éventuelles.
Documents non fournis dans le dossier de consultation des entreprises :
- Le cahier des clauses administratives générales (CCAG), c’est un cahier des charges général comportant des clauses administratives.
- Le cahier des clauses techniques générales (CCTG) propre à certains secteurs, c’est un cahier des charges général comportant des clauses techniques.
Ces documents sont pour la plupart contractuels. Leur contenu doit être pris en compte dans l’élaboration de votre offre.
2.4 – L’avis d’appel public à la concurrence
Publié au BOAMP, et/ou au JOUE, et/ou dans un journal d’annonce légale et/ou dans d’autres supports, cet avis de marché contient des informations essentielles :
- Identification de l’acheteur public
- Objet succinct du marché
- Montant prévisionnel du marché (parfois)
- Critères de sélection des offres
- Modalités d’obtention des documents de la consultation (téléchargement via la plateforme de dématérialisation).
Bien que succinct, l’avis doit être examiné avec soin en synergie avec les autres documents fournis.
3 – Constituer votre offre de manière rigoureuse et méthodique
Sur la base des documents examinés, vous pouvez désormais rédiger votre proposition technique et financière. Adoptez pour cela une méthode rigoureuse.
3.1 – Respecter scrupuleusement les règles formelles
Montez méticuleusement votre dossier en respectant toutes les exigences de forme fixées dans le règlement de la consultation : liste des pièces à fournir, format des fichiers, signature électronique, …
N’essayez pas de contourner des règles qui vous sembleraient superflues. Le moindre manquement exposerait votre offre à l’irrégularité.
Conseil : il est inutile voire contreproductif de transmettre des documents en surnombre. Si l’on vous demande 10 documents n’en fournissez pas 20.
3.2 – Détailler précisément votre mémoire technique qui doit être spécifique à chaque réponse
Erreurs classiques à éviter :
- Démarrer d’un mémoire technique type que vous allez essayer d’adapter. Vous n’y arriverez pas !
- Se contenter de décrire la méthodologie pour répondre au CCTP.
La rédaction du mémoire technique est l’étape la plus complexe car :
- Il est spécifique à chaque dossier
- Il est difficile pour les entreprises de décrypter les attentes de l’acheteur.
Notez que le poids du mémoire technique dans la notation des offres peut être très important (Fourchette de 25 à 70 % de la note globale).
Un exemple très général de plan type de mémoire technique pour un marché de travaux de peinture fourni uniquement à titre d’illustration.
3.3 – Exemple de plan détaillé (standard) pour un mémoire technique de peinture
Compréhension du besoin exprimé
- Contexte et enjeux du projet de peinture
- Prestations attendues et surfaces à traiter
- Contraintes techniques particulières
- Critères de performance exigés
Description de la solution technique
- Moyens humains et matériels dédiés au chantier
- Processus et méthodologie appliqués
- Mesures de protection et de sécurité du chantier
- Contrôles qualité et tableaux de bord du chantier
- Fiches techniques des produits et matériels utilisés
Organisation et suivi du chantier
- Planning détaillé du chantier
- Circuit de validation des différentes phases
- Modalités de coordination avec les autres corps d’état
- Communication et reporting auprès du maître d’ouvrage
- Travail en milieu occupé
Démarche qualité, sécurité et environnement
- Certifications qualité et sécurité
- Procédures qualité applicables au chantier
- Modalités de tri et de gestion des déchets
- Modalités d’insertion et/ou de développement durable
Justifier vos éventuelles solutions alternatives ou supplémentaires (variantes et/ou options)
Si vous proposez une prestation différente de celle attendue (variante) ou supplétive, justifiez précisément en quoi votre solution alternative répond aux attentes exprimées aussi bien, voire mieux que celle imposée.
Attention aux dispositions du règlement de la consultation pour ne pas vous retrouver avec une offre irrégulière. Par exemple ne proposez pas de variantes si elles sont interdites.
3.4 – Établir une proposition financière cohérente
Votre proposition de prix doit être en cohérence avec votre solution technique et tenir compte du budget prévisionnel s’il est indiqué par l’acheteur.
L’exercice n’est pas toujours simple et attention aux non-conformités.
4 – Solliciter des éclaircissements en cas de doute
Malgré le soin apporté à l’analyse des documents, des zones d’ombre peuvent persister. Dans ce cas, n’hésitez pas à poser des questions complémentaires à l’acheteur.
4.1 – Bien choisir le moment pour vos demandes de renseignements
Le règlement de la consultation fixe le calendrier précis pour poser les questions avant la remise des offres.
Respectez scrupuleusement ce timing. Une demande hors délai sera irrecevable.
4.2 – Cibler vos questions sur des points précis
Evitez les questions vagues ou généralistes. L’acheteur risque d’y répondre de manière évasive.
Parfois vous ne posez pas certaines questions pour ne pas mettre la puce à l’oreille de vos concurrents.
Formulez plutôt des demandes ciblées sur des aspects bien définis :
- Un aspect formel du règlement de la consultation
- Un paragraphe ambigu du cahier des charges
- Une précision sur une exigence technique
- L’interprétation d’une clause du CCAG
- La compatibilité avec des normes en vigueur, …
4.3 – Utiliser le canal de communication approprié
Adressez vos questions par le moyen indiqué dans le règlement de la consultation : en principe vous utiliserez la plateforme de dématérialisation ou plus rarement l’adresse e-mail dédiée de l’acheteur.
Relancer en cas d’absence de réponse
En l’absence de réponse dans les délais fixés, n’hésitez pas à relancer l’acheteur.
Réitérer vos questions en cas de réponse insuffisante
Si la réponse apportée reste floue ou insuffisante, n’hésitez pas à reposer votre question de manière plus précise en expliquant vos difficultés d’interprétation.
L’essentiel est d’obtenir l’éclairage nécessaire pour lever toute ambiguïté.
5 – Transmettre votre offre dématérialisée : attention danger !
Les réponses aux marchés publics se font désormais majoritairement par voie dématérialisée. Quels sont les avantages de ce mode de réponse et les risques à maîtriser ?
5.1 – Les atouts de la dématérialisation
La réponse électronique présente certains avantages :
- Gain de temps et d’efficacité grâce à la constitution numérique du dossier
- Economies sur l’impression et la transmission des plis
- Horodatage et accusé de réception électronique comme preuve de dépôt
- Plus grande confidentialité qu’un envoi postal
- Possibilité de modifier et améliorer son offre jusqu’au dernier moment
5.2 – Les risques liés à la technologie : attention aux aléas techniques !
Cependant, la dématérialisation comporte certains risques techniques :
- Perte du mot de passe pour répondre alors qu’il reste très peu de temps pour transmettre (cela arrive !)
- Défaillance de votre système informatique ou Internet empêchant le dépôt dans les temps
- Fichier corrompu ou illisible par l’acheteur
- Certificat de signature électronique expiré ou non reconnu voire même défaillant.
- Offre envoyée à la mauvaise adresse de télétransmission (cela arrive aussi !)
- Temps de transmission très long (Poids des fichiers trop important, débit Internet, …)
- Et autres …. J’arrête là sinon je pourrais remplir la page !
Ces risques doivent être anticipés et maîtrisés.
5.3 – Les bonnes pratiques pour une réponse digitale sécurisée
Pour optimiser vos réponses électroniques, suivez ces recommandations :
- Conseil no 1 et de loin (incontournable et à encadrer) : Prévoyez un temps suffisant avant l’échéance pour parer à tout problème (Indispensable, sinon ce sera à vos risques et périls). Je sais bien que ce n’est pas facile mais 48 heures avant la date fatidique c’est bien. Jamais le jour de la date limite même si vous n’avez jamais de souci.
- Testez les prérequis techniques (Java, système d’exploitation, proxy, …). Attention : ce n’est pas parce que vos prérequis techniques sont validés que vous êtes à l’abri de tout souci.
- Testez votre connexion Internet et le service de dépôt en amont via le bac à sable des plateformes (c’est un système d’entrainement).
- Vérifiez la validité de votre certificat de signature électronique et notamment la date d’expiration
- Assurez-vous que les fichiers sont lisibles et non corrompus, y compris les pdf
- Vérifiez votre poste de travail avec votre antivirus.
- Relisez méticuleusement votre offre avant envoi définitif
- Conservez la preuve de dépôt et l’accusé de réception
Le respect rigoureux de ces bonnes pratiques vous prémunira contre tout aléa technique et garantira la prise en compte de votre réponse dématérialisée.
6 – Les points clés à retenir pour optimiser vos réponses
Pour maximiser vos chances de succès dans les marchés publics, voici les bonnes pratiques essentielles à retenir.
6.1 – Maîtriser parfaitement le dossier de la consultation
- Prenez le temps d’analyser méthodiquement tous les documents fournis par l’acheteur.
- Assurez-vous de bien comprendre le contexte, les enjeux et les attentes exprimées.
- Identifiez les points qui vous semblent flous ou ambigus.
Une connaissance approfondie du dossier est indispensable pour proposer une offre pertinente et sécurisée.
6.2 – Respecter scrupuleusement toutes les règles
- Observez rigoureusement les moindres exigences formelles fixées par l’acheteur.
- Ne considérez aucune comme superflue même si elle peut vous sembler accessoire.
- Le non-respect d’une seule règle expose à l’irrégularité.
6.3 – Apporter le plus grand soin à votre proposition
- Décrivez précisément votre solution et vos engagements.
- Justifiez clairement toute option différente de celle attendue.
- Étayez par tous documents utiles (fiches techniques, références…).
Une offre soignée et crédible réduit les risques de rejet.
6.4 – Valider l’adéquation de votre prix
- Votre prix doit coller à votre proposition technique et rentrer dans le budget alloué.
- Une divergence expose à l’inacceptabilité ou à une notation défavorable.
6.5 – Solliciter des précisions en cas de doute
- N’hésitez pas à poser des questions précises si des points restent obscurs.
- Respectez scrupuleusement les modalités fixées pour leur envoi.
- Intégrez impérativement les réponses dans votre offre.
6.6 – Relire méticuleusement avant envoi
- Effectuez une relecture minutieuse de votre offre avant envoi pour détecter toute erreur.
- Utilisez des grilles de contrôle et des check-lists pour ne rien oublier.
Une relecture attentive est le meilleur atout pour sécuriser votre offre et la mettre en valeur.
Pour information, l’absence de relecture des dossiers de réponse cela se voit quand on se situe du côté de l’acheteur.
6.7 – Prendre les précautions précédentes pour l’envoi électronique
- Effectuez une relecture minutieuse de votre offre avant envoi pour détecter toute erreur.
- Utilisez des grilles de contrôle et des check-lists pour ne rien oublier.
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