Mémoire technique incomplet

Le Tribunal administratif de Rennes, dans une décision du 2 décembre 2024, n° 2406252, a confirmé la légitimité du rejet d’une offre déposée dans le cadre d’un marché public.

Cette offre était jugée irrégulière en raison de l’utilisation dans le mémoire technique d’un lien de téléchargement externe pour des échantillons-tests, alors que le règlement de consultation imposait l’usage exclusif de la plateforme PLACE.

Ce cas met en évidence l’importance de respecter scrupuleusement les modalités de dépôt des offres prévues par le pouvoir adjudicateur.

Contexte de l’affaire

Dans le cadre d’un accord-cadre à bons de commande lancé par la Direction interarmées des réseaux d’infrastructure et des systèmes d’information de Brest, une société candidate, Arkhenum, avait présenté des offres pour deux lots.

Les prestations portaient sur la numérisation patrimoniale de documents variés, avec une obligation pour les candidats de fournir des échantillons-tests permettant d’évaluer la qualité technique de leurs propositions.

Cependant, les échantillons-tests de la société étaient accessibles via un lien FTP au lieu d’être directement joints aux mémoires techniques, contrairement aux exigences spécifiées dans le règlement de consultation.

Raisonnement juridique du tribunal

Cadre juridique applicable

L’article L2152-2 du Code de la commande publique prévoit qu’« une offre irrégulière est une offre qui ne respecte pas les exigences formulées dans les documents de la consultation, en particulier parce qu’elle est incomplète ». Par ailleurs, l’article R2152-2 établit que la régularisation des offres irrégulières reste une faculté pour l’acheteur, sans caractère obligatoire.

En l’espèce, le pouvoir adjudicateur n’avait donc aucune obligation de permettre à la société de régulariser son offre.

Analyse du règlement de consultation

Le règlement imposait deux conditions cumulatives :

• Les échantillons-tests devaient être intégrés directement dans le mémoire technique, élément indispensable pour apprécier la valeur technique de l’offre.
• L’ensemble des éléments constituant l’offre devait être transmis « en une seule fois » et « exclusivement par la plateforme PLACE ».

Le tribunal a estimé que ces exigences étaient claires et sans ambiguïté. En conséquence, le recours à un lien externe constituait une violation des termes du règlement, justifiant ainsi le rejet de l’offre comme irrégulière.

Arguments techniques et réponse du tribunal

La société a invoqué plusieurs motifs pour contester le rejet de ses offres, notamment :

La taille limite des fichiers sur la plateforme PLACE

La société soutenait que les fichiers dépassaient la limite d’un gigaoctet imposée par PLACE. Le tribunal a toutefois rappelé que cette limite s’appliquait par fichier et non à l’ensemble des fichiers transmis. Des solutions techniques étaient donc disponibles, comme le fractionnement ou la compression des documents.

Précédent dans une procédure antérieure

La société affirmait que l’usage de liens de téléchargement avait été autorisé dans une procédure précédente. Le tribunal a rejeté cet argument en rappelant que chaque procédure est régie par son propre règlement.

Rupture d’égalité

Selon la société, l’interdiction de liens hypertextes favorisait les offres moins volumineuses. Le tribunal a jugé que cette contrainte ne générait pas de discrimination, puisque des moyens techniques permettaient de respecter les exigences du règlement.

Conséquences pratiques pour les entreprises et les acheteurs

Cette décision offre des enseignements pour les acteurs des marchés publics :

Pour les acheteurs publics, il est important de préciser clairement les modalités techniques de dépôt des offres dans le règlement de consultation, notamment en prévoyant des alternatives en cas de contraintes techniques.

Conseils aux entreprises candidates à la réponse aux appels d’offres

Pour les candidats à la réponse aux marchés publics, une vigilance accrue est requise pour anticiper les contraintes techniques des plateformes et organiser les fichiers de manière à respecter les exigences imposées. L’usage de liens externes, bien que pratique, est risqué s’il n’est pas expressément autorisé.

Voici quelques conseils que les entreprises candidates peuvent tirer de ce document, en particulier de l’affaire de la société Arkhenum :

Respectez les exigences du règlement de consultation. Les offres doivent être complètes et conformes aux instructions, notamment en ce qui concerne le contenu et le format des documents. L’omission d’éléments requis, comme les échantillons-tests dans le cas présent, peut entraîner le rejet de l’offre.

Soyez attentif aux modalités de transmission des offres. Si une plateforme spécifique est imposée, comme la plateforme PLACE dans ce cas, assurez-vous de bien comprendre ses contraintes techniques et respectez-les. Il est essentiel de respecter les règles concernant la transmission des fichiers, même si vous estimez qu’elles limitent la qualité de votre offre.

Ne vous fiez pas à des pratiques antérieures ou à des interprétations personnelles. Même si vous avez l’habitude d’utiliser une méthode particulière, comme le lien FTP utilisé par Arkhenum, ou qu’une autre procédure vous permettait de transmettre des fichiers d’une manière différente, vous devez vous conformer aux règles de la consultation en cours.

N’omettez aucun document requis. L’absence du BPU/DQE du lot n°2, en plus de l’absence des échantillons-tests, a été fatale pour l’offre d’Arkhenum.

Faites attention à la taille des fichiers. Si la plateforme impose une limite de taille par fichier, préparez vos documents en conséquence. Il est possible de scinder les fichiers volumineux et de les compresser si nécessaire.

Attention néanmoins à la pratique qui consiste à zipper des fichiers pour réduire leur taille car elle peut également engendrer des aléas techniques.

Ne comptez pas sur la possibilité de régulariser votre offre. La régularisation est une simple faculté de l’acheteur et non un droit. Il est donc impératif de soumettre une offre complète et conforme dès le départ.

En cas de doute, demandez des clarifications. Si vous avez des interrogations sur les modalités de transmission ou les exigences du marché, n’hésitez pas à solliciter des éclaircissements auprès de l’acheteur avant de soumettre votre offre.

Utilisez la plateforme via les questions / réponses prévues par le règlement de la consultation.

Attention à la date limite pour poser les questions.

Préparez des copies de sauvegarde. Bien que ce ne soit pas obligatoire, pour les dossiers pertinents, il est fortement recommandé de transmettre une copie de sauvegarde de votre offre pour éviter des problèmes techniques liés à la plateforme.

Jurisprudence

Téléchargement externe d’une offre et irrégularité

Le rejet d’une offre incomplète car transmise partiellement via un lien de téléchargement externe est justifié lorsque le règlement de consultation impose l’utilisation exclusive de la plateforme PLACE. Echantillons-tests requis non directement joints aux mémoires techniques mais accessibles via un lien de téléchargement externe (TA Rennes, 2 décembre 2024, n° 2406252).

Les moyens humains affectés doivent correspondre à une réalité

Société soutenant que les ressources humaines affectées au projet comportaient autant, voire plus de personnes que sa concurrente, alors que seules huit personnes étaient affectées au projet. « Il résulte du rapport d’analyse des offres que la société Flowbird, qui s’est vu attribuer la note 13 sur 15 au sous-critère  » note méthodologique  » contre 14 sur 15 pour son concurrent, a proposé une équipe de huit personnes en précisant le taux de disponibilité et le rôle de chaque intervenant, dont l’expérience a été jugée suffisante. Si l’appelante soutient que les ressources humaines affectées au projet comportaient autant, voire plus de personnes que sa concurrente, il résulte de l’instruction qu’elle n’a joint à son offre que huit curriculums vitae nominatifs de personnes qu’elle entendait mobiliser sur le marché. Dès lors, le syndicat mixte Artois mobilités a pu à bon droit estimer, sur le fondement des dispositions précités de l’article 5.5.2 du règlement de la consultation, que seules huit personnes étaient affectées au projet de la société Flowbird. Par suite, le moyen doit être écarté.». CAA de DOUAI, 10 octobre 2023, n° 22DA01792.

L’absence de mémoire justificatif peut rendre l’offre irrégulière

L’absence de mémoire justificatif peut rendre l’offre irrégulière si ce document est requis par le règlement de la consultation.

CAA Paris, 4 octobre 2011, n° 09PA05511, Office calédonien pour la sureté préventive du transport aérien

Considérant qu’il ressort des pièces du dossier que l’enveloppe intérieure de l’offre présentée par la Sarl OFFICE CALÉDONIEN POUR LA SÛRETÉ PRÉVENTIVE DU TRANSPORT AÉRIEN ne comportait ni le bordereau des prix unitaires, ni le mémoire justificatif indiquant les dispositions que cette société proposait d’adopter pour l’exécution des prestations et que l’état des prix forfaitaires était incomplètement rempli alors que l’enveloppe intérieure de l’offre devait comprendre ces documents ; que la commission d’appel d’offres était dès lors tenue d’écarter cette offre dont elle se trouvait irrégulièrement saisie ;

Non régularisation de l’absence du mémoire technique

CE, 4 mars 2011, n° 344197, Région REUNION (L’absence du mémoire technique nécessaire au jugement de la valeur technique de l’offre ne peut être régularisée, alors qu’un dossier de candidature peut être complété si l’acheteur public ouvre cette possibilité).