Pour les entreprises répondant aux marchés publics la réponse dématérialisée aux appels d’offres s’applique depuis le 1er octobre 2018. Le règlement de consultation peut imposer la signature électronique des documents avec un certificat de signature eIDAS.
Quelles sont les obligations pour les entreprises et les implications ?
La « dématérialisation des appels d’offres » concerne :
- La transmission obligatoire des documents par voie électronique et la signature électronique éventuelle de pièces de candidature ou d’offre. Elle est liée à la dématérialisation des communications et échanges d’informations par voie électronique prévue par le code de la commande publique.
- Mais également le document unique de marché européen (DUME) appelé à remplacer les formulaires DC1 DC2 DC4.
- Ainsi que la facturation électronique.
FORMATION Réponse dématérialisée aux AO
La « dématérialisation des appels d’offres » est la transmission des documents par voie électronique
La transmission des documents par voie électronique via une plateforme de dématérialisation : le profil d’acheteur
L’obligation est la transmission électronique des candidatures et des offres par voie électronique
En effet, en termes de dématérialisation des appels d’offres, la seule obligation pour les entreprises candidates ou soumissionnaires prévue par la réglementation consiste à la transmission électronique des candidatures et des offres par voie électronique. Cette obligation concerne les marchés publics d’une valeur égale ou supérieure à 25.000 € hors taxes (il existe quelques exceptions) portée à 40.000 € hors taxes depuis le 1er janvier 2020.
Par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation : le profil d’acheteur
Ainsi, l’entreprise doit, envoyer ses documents de réponse non pas sous format papier ou par courrier électronique, mais via un site Internet sécurisé appelé « profil d’acheteur » (ou parfois place de marché). Il s’agit d’une plateforme de dématérialisation du processus de passation du marché.
Toute entreprise qui veut répondre aux appels d’offres publics est donc soumise à la dématérialisation des marchés publics au même titre que les maitres d’ouvrage. Les envois sur support papier ne sont plus admis et entraineraient l’irrégularité de l’offre.
Le CCP et la dématérialisation des communications et échanges d’informations par voie électronique
Le code de la commande public impose la dématérialisation des communications et échanges d’informations par voie électronique. Ces possibilités sont offertes par le profil d’acheteur , dispositif central de la dématérialisation, qui permet notamment pour les entreprises :
- La connaissance des prérequis techniques pour utiliser le profil d’acheteur ;
- La configuration du poste de travail utilisé par l’entreprise ;
- La mise en ligne des annonces de marchés publics sur le portail Internet c’est à dire le profil d’acheteur (avis de marché) ;
- Le téléchargement libre et gratuit des DCE par les entreprises ;
- La possibilité de s’entrainer à répondre donc de simuler le dépôt de documents pour tester ;
- Le dépôt d’une candidature y compris si elle se présente sous la forme du document unique de marché européen électronique (DUME) ;
- Le dépôt des offres, y compris les dépôts successifs et les offres signées électroniquement si la signature électronique de pièces est rendue obligatoire par le règlement de consultation à ce stade ;
- Le recours à une assistance technique (hotline) ou consulter un support utilisateur pour obtenir des réponses aux aléas techniques toujours possibles ;
- La possibilité de poser des questions à l’acheteur (renseignements administratifs et techniques tels que prévus dans le règlement de consultation) et de manière générale de communiquer via une messagerie sécurisée (notifications, …).
Les prérequis de la réponse dématérialisée aux appels d’offres
Pour répondre en électronique l’entreprise doit disposer :
- D’un poste de travail connecté à Internet répondant aux prérequis du profil d’acheteur (Caractéristiques techniques du matériel, logiciel JAVA avec la bonne version, navigateur Internet, débit Internet suffisant, antivirus, …) ;
- D’un certificat de signature électronique si la signature électronique est requise ainsi que d’un logiciel de signature qui est généralement fourni par la plateforme de dématérialisation.
Lorsque son dossier de réponse est prêt à être envoyé sous forme électronique, l’entreprise pourra ensuite se connecter au profil d’acheteur, rechercher le marché auquel elle doit répondre puis enchainer les opérations nécessaires au processus de réponse. Le processus terminé, un accusé réception sera reçu par l’expéditeur du pli avec généralement l’accès à un document de contrôle retraçant les documents transmis.
La signature électronique : uniquement si le règlement de consultation l’impose
Les textes qui réglementent la réponse aux appels d’offres publics n’obligent pas les entreprises à signer leurs offres lors de leur dépôt.
Par contre, attention, car les acheteurs peuvent imposer la signature électronique des pièces. Il faut donc lire attentivement le règlement de la consultation et parfois ce n’est pas toujours simple pour les entreprises qui ne savent pas toujours décrypter les dispositions de ce document.
Et pour signer électroniquement l’entreprise devra disposer d’un certificat de signature électronique valide.
La signature sera au format XAdES, CAdES ou PAdES.
Un document signé peut comporter plusieurs signataires (Cosignature) et la signature électronique peut être apposée au moyen d’un parapheur électronique. Il permet la signature d’un même document par plusieurs signataires, sans en altérer l’intégrité, et son utilisation peut-être locale ou en ligne.
Le certificat de signature électronique (CSE) dans la réponse dématérialisée aux appels d’offres
Quel que soit le cas de figure, une entreprise qui répond régulièrement aux marchés publics a intérêt à acquérir suffisamment rapidement un certificat de signature électronique (CSE) qui est délivré par une Autorité de Certification (AC).
Ce certificat de signature est une sorte de pièce d’identité numérique qui est nominative, il est attribué à une personne physique mais comporte également les informations de son appartenance à une organisation (société, …). Ce dispositif, généralement implanté sur une clé USB, est l’équivalent digital de la signature manuscrite (article 1316-4 du code civil). Le CSE offre des garanties d’intégrité des documents signés et d’authentification du signataire.
Ce certificat a un cout : compter de l’ordre de 270 € hors taxes pour une validité de trois ans. Il faut également tenir compte du délai d’obtention et du sérieux de l’Autorité de Certification notamment en matière d’assistance en cas de dysfonctionnement du dispositif. Tous les prestataires ne se valent pas.
L’entreprise concernée ne peut pas utiliser n’importe quel certificat de signature électronique, ce dernier doit répondre à des spécifications précises. Actuellement il s’agit de certificats conformes au règlement européen eIDAS (règlement n° 910/2014 du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques). Voici quelques années la norme en France était la conformité au RGS (Référentiel Général de Sécurité). Ces derniers sont encore utilisables jusqu’au terme de leur validité.
Concrètement pour se procurer un certificat de signature électronique valide l’entreprise doit :
- Consulter la liste des Prestataires de Service de Certification Électronique (PSCE) qui fournissent ces certificats.
- Compléter un dossier et y joindre les justificatifs requis (Kbis, contrat, …).
- Envoyer ou déposer le dossier complété chez le prestataire (le PSCE).
- Attendre le rendez-vous lorsque le certificat est disponible.
- Retirer le certificat sur place en « tête à tête » en se munissant d’une pièce d’identité.
Avant de procéder il est conseillé de se renseigner au préalable par téléphone auprès du PSCE.
Pour les marchés publics en France les signatures autorisées sont soit :
- la signature électronique avancée avec certificat qualifié (niveau 3) ;
- la signature électronique qualifiée (niveau 4).
La copie de sauvegarde
En plus de l’envoi dématérialisé l’entreprise peut transmettre à l’acheteur une copie de son dossier de réponse sur un support papier ou sur un support physique électronique (clé USB par exemple). Cet envoi dérogatoire permet de palier aux aléas techniques éventuels (souci d’accès à Internet, incident sur le profil d’acheteur, fichiers trop volumineux retardant la transmission des plis, …).
Cette copie de sauvegarde servira de « roue de secours » en cas d’incident et sera ouverte dans des situations limitativement prévues par la réglementation.
L’envoi doit être reçu dans les délais impartis et doit être placée dans un pli comportant la mention « copie de sauvegarde ».
La dématérialisation concerne le document unique de marché européen (DUME)
Le document unique de marché européen (DUME ou ESPD en anglais) est une déclaration officielle par laquelle l’entreprise atteste qu’elle ne se trouve pas dans l’une des situations d’exclusion de la commande publique, et qu’elle répond aux critères de sélection applicables (capacités pour participer à une procédure de marché public).
Le DUME sert donc :
- de déclaration sur l’honneur relative aux motifs d’exclusion,
- et de déclaration relative aux renseignements demandés par l’acheteur (vérification de l’aptitude à exercer l’activité professionnelle, capacité économique et financière et capacités techniques et professionnelles du candidat).
Il peut être produit en lieu et place des formulaires DC1, DC2 et DC4 pour faire acte de candidature aux marchés publics. Les acheteurs sont obligés de l’accepter s’il est transmis par les entreprises.
Il est issu des directives européennes de 2014 relatives aux marchés publics et élaborée sur la base d’un formulaire type établi par la Commission européenne permettant de candidater à un marché public.
Le DUME est obligatoirement transmis en électronique au format XML.
La dématérialisation concerne également la facturation électronique
Qui est concerné ?
Transmettent leurs factures sous forme électronique : Les titulaires de marchés conclus avec l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics, ainsi que leurs sous-traitants admis au paiement direct.
Quel est le calendrier ?
L’obligation de transmission des factures électroniques s’applique aux contrats en cours d’exécution ou conclus postérieurement :
- au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises, et les personnes publiques ;
- au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire ;
- au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises ;
- au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises.
La plateforme dédiée à facturation électronique est le portail Internet « Chorus Pro ».
Cadre juridique de la réponse dématérialisée aux appels d’offres et historique
La dématérialisation des procédures de passation des marchés publics découle de plusieurs textes européens et nationaux qui en ont progressivement généralisé l’usage.
La directive européenne 2014/24/UE
L’article 22 de la directive 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics pose le principe que tous les échanges d’informations pendant une procédure de passation de marché se font par des moyens de communication électroniques. Cependant, certains documents comme les candidatures peuvent toujours être envoyés par courrier postal.
L’ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005
En France, l’ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics a ouvert la possibilité pour les pouvoirs adjudicateurs de recourir à la voie électronique. Son article 56 permettait ainsi de définir les modalités de transmission des plis par voie électronique.
Le code des marchés publics
Ont ensuite introduit dans le code des marchés publics plusieurs articles rendant possible la dématérialisation des procédures de passation. L’article 56 portait sur les modalités de la transmission des documents par voie électronique.
L’ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 est venue préciser ce cadre en autorisant les candidats à remettre leur offre sous forme dématérialisée si l’acheteur le permet dans l’avis d’appel public à la concurrence.
L’obligation de dématérialisation
La dématérialisation est devenue obligatoire avec l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics, sauf dans certaines hypothèses. Ce texte a inséré l’obligation dans le code des marchés publics.
L’article 41 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 a précisé les modalités d’application de cette obligation de dématérialisation des procédures de passation des marchés publics.
Ces dispositions ont ensuite été codifiées dans le code de la commande publique.
Le code de la commande publique
Ces dispositions ont été reprises dans le code de la commande publique avec quelques aménagements. L’article R2132-7 pose le principe de l’obligation de dématérialisation des procédures de passation des marchés publics.
La mise en œuvre de la réponse électronique
La dématérialisation des échanges dans le cadre des marchés publics implique l’utilisation de certains outils par les acheteurs publics et les entreprises.
Les obligations des acheteurs publics
L’acheteur public qui souhaite permettre la transmission des candidatures et des offres par voie électronique doit respecter certaines obligations fixées par les textes.
Il doit ainsi choisir des solutions conformes à plusieurs référentiels technologiques établis (EIDAS, RGS). Les candidats doivent pouvoir répondre sans frais, avec des formats de fichiers largement disponibles et des solutions de signature électronique.
L’acheteur doit aussi assurer la confidentialité et la sécurité des transactions conformément au code de la commande publique. Les données doivent être horodatées et leur intégrité garantie.
Enfin, il doit veiller à ce que la transmission électronique ne porte pas atteinte au principe d’égalité entre les candidats.
Les outils utilisés par les entreprises
De leur côté, les entreprises répondant à un marché public par voie dématérialisée doivent mettre en œuvre certains outils.
Elles doivent tout d’abord utiliser un certificat de signature électronique qualifié pour signer leur acte d’engagement. Ce certificat provient d’un prestataire accrédité.
Elles ont aussi intérêt, lorsque nécessaire, compresser les documents pour réduire le poids des fichiers.
Enfin, elles peuvent utiliser des plateformes de dématérialisation qui facilitent le téléchargement des DCE et l’envoi des réponses aux marchés publics.