J04 – Formation au mémoire technique : Rédaction (1 jour)

Formation mémoire technique

Savoir rédiger un mémoire technique spécifique pour tout marché pour faire la différence

Mémoire technique : Formation à une méthodologie générale applicable à tous les types de marchés

=> Voir le programme de formation plus loin.

Vous êtes confronté de manière régulière à de mauvaises notes pour votre mémoire technique ? Le souci n’est pas votre manque de technicité dans votre métier mais uniquement un problème de méthode pour rédiger le document.

Rédiger un mémoire technique SPÉCIFIQUE : Un problème de méthode

Comment rédiger un mémoire technique SPÉCIFIQUE et différenciant en réponse à un appel d’offres public ou privé ?

Qu’il s’agisse d’un marché de travaux de services ou de fournitures l’offre technique est capitale et conduit souvent à des rejets de votre offre.

Or, ici il s’agit uniquement d’un problème de méthode pour la rédaction. Que ce soit un marché public dans des domaines tels que l’électricité, la peinture,  le gros oeuvre, la plomberie, le chauffage, VRD, les espaces-verts, le gardiennage et la sécurité, les fournitures médicales, l’évènementiel, les diagnostics amiante et autres, le transport des personnes, …  C’est la problématique à laquelle sont confrontées toutes les entreprises soumissionnaires à la lecture des lettres de rejet lorsque ces dernières mentionnent leur note de valeur technique.

L’erreur la plus classique => Démarrer d’un mémoire technique type

Il s’agit d’une erreur courante, bien connue des acheteurs qui sont habitués à ce type de pratique.

  • Les PME notamment en connaissent les résultats décevants.
  • C’est le meilleur moyen pour rédiger une réponse générique qui conduira à un note décevante.
  • Bien entendu l’entreprise pense gagner un temps important car elle démarre la rédaction par un document impeccable et elle croit qu’il suffira de compléter et modifier. Sachez néanmoins que l’acheteur n’est pas dupe et il vous faudra veiller à intégrer des éléments vérifiables.

En procédant ainsi, il est très facile d’aboutir à de fausses déclarations (alors qu’elles sont involontaires) vu que le dossier de réponse technique aura souvent été rédigé dans la précipitation sans réelle vérification des informations indiquées. Certaines entreprises ayant remporté des marchés de cette manière se sont alors retrouvées alors dans des situations inextricables lors de l’exécution des travaux ou des prestations vu qu’elles ne pouvaient respecter leurs engagements.

  • Notez qu’il ne s’agit pas d’une plaquette publicitaire car il va falloir répondre aux exigences du maitre d’ouvrage en y intégrant votre valeur ajoutée, tout ceci pour faire la différence par rapport à vos concurrents.

N’oubliez pas que l’acheteur a des attentes précise et que c’est lui qui dirige les opérations.

Par conséquent le document doit être rédigé dans son sens et non pas dans celui que vous avez décidé de lui imposer.

Si vous n’êtes pas convaincu il existe une méthode très simple : Interroger les acheteurs publics sur le sujet. Réponse intéressante garantie !

Importance de l’offre technique

Pour répondre à un appel d’offres de marché public le mémoire technique (parfois nommé mémoire justificatif, mémoire explicatif, note méthodologique ou parfois offre technique) a une importance capitale pour le choix d’un titulaire de marché public vu qu’il est utilisé pour l’analyse des offres.

Si l’on ne s’intéresse qu’aux critères de la valeur technique (Valeur jugée généralement à partir du mémoire technique) et du prix, des pondérations de notes de 35 à 70% sont courantes. Les critères d’attribution servent à attribuer un marché public au soumissionnaire présentant l’offre économiquement la plus avantageuse. Encore faut-il que l’acheteur définisse clairement le contenu de ses attentes via notamment un cadre de réponse détaillé et cohérent avec le reste ce qui n’est pas toujours le cas.

La rédaction du mémoire technique pour répondre à un appel d’offres public ou privé est essentielle et de fréquentes erreurs conduisent au rejet de l’offre de l’entreprise soumissionnaire. Quelque soit votre activité le mémoire justificatif est important pour devenir titulaire d’un marché. Ceci notamment pour les mémoires techniques en électricité, peinture,  gros oeuvre, VRD, espaces-verts, gardiennage et sécurité, fournitures médicales, évènementiel, …

Il ne faut évidemment pas s’inspirer d’un exemple de mémoire technique type pour appel d’offres qui ne constituerait qu’un modèle de document type vu que les demandes sont toujours spécifiques.

Programme de la formation à la rédaction du mémoire technique

  • Quels sont les intervenants dans l’attribution des offres vu du côté de l’acheteur ?
    • Pour savoir comment cela se passe de « l’autre côté ». Quels sont les décideurs ?
  • Qu’est qu’une offre ?
    • Il s’agit ici de connaitre les engagements contractuels de l’entreprise vis à vis du maitre d’ouvrage, c’est un point fondamental pourtant rarement compris des entreprises soumissionnaires.
  • Les critères de choix des offres (Valeur technique de l’offre, prix et coût d’utilisation, délais, considérations environnementales, service après-vente, …) et sous-critères éventuels.
  • La rédaction du mémoire technique et aspects pratiques de conception sur des exemples réels.
  • La pratique sur un exemple concret :
    • Exercice concret relatif aux points présentés sur un ou des dossiers téléchargés en stage à la demande des participants.
    • Réalisation d’un cas pratique sur un dossier de consultation fourni par un participant au stage de formation.
  • Quel contenu pour le mémoire technique ?
    C’est le point le plus important vu qu’il conditionne la réponse spécifique au marché concerné.

    • Comment constituer le plan détaillé spécifique en fonction de la demande du client ?
    • Où et comment trouver les informations pour enrichir le document ?
      • Sources d’informations internes à l’entreprise.
      • Sources d’informations externes à l’entreprise.
  • Les points communs éventuels avec d’autres pièces du marché et les erreurs à éviter.
  • Quels sont les outils bureautiques appropriés pour la conception du document ?
    • Il s’agit ici d’utiliser des outils courants permettant un gain de temps considérable tout en conservant une réponse totalement spécifique au dossier de consultation.
    • Comment réduire la taille des fichiers en vue notamment de la réponse électronique ?
    • Comment assembler les pièces du mémoire pour éviter leur dispersion (Corps du mémoire, annexes : fiches techniques, fiches de sécurité, CV, … ?
  • La présentation du mémoire technique
    • La table des matières automatique et sa numérotation.
    • Les aspects graphiques et les règles de rédaction.
    • La présentation physique et les erreurs classiques à éviter.
    • Comment procèdent les grandes entreprises pour présenter leurs réponses ?
  • Exemples de quelques demandes classiques et récurrentes des acheteurs qui dépendent du type de marché (travaux, fournitures, services) à titre d’information uniquement sachant que chaque réponse est différente et doit s’adapter au dossier :
    • Moyens humains dédiés au marché (Organigramme, CV, …).
    • Moyens matériels dédiés au marché.
    • Matériaux ou produits utilisés (Fiches techniques, fiches de sécurité, …).
    • Méthodologie de réalisation des travaux ou des prestations.
    • Gestion du planning et respect des délais.
    • Gestion de la sécurité.
    • Gestion des dispositions environnementales.
    • Dispositions relatives à l’insertion.
    • Gestion du service après-vente.
    • Variantes éventuelles qu’elles soient obligatoire ou non.
    • Gestion de la cotraitance (Groupements momentanés d’opérateurs économiques)
    • Gestion de la sous-traitance.
    • Gestion des « options ».

Objectifs de la formation : Savoir rédiger un mémoire technique spécifique à n’importe quel marché.

Public : Grandes entreprises, PME et TPE. Chefs d’entreprises, chargés d’affaires, commerciaux, technico-commerciaux, assistantes commerciales, secrétaires de direction et toute personne chargée de répondre aux marchés de l’état, des collectivités territoriales, des centres hospitaliers,  des OPH publics et privés, …

Exemples de plans de mémoires techniques de marchés de travaux, gardiennage, …

Mémoire technique : exemple de plan pour un marché de travaux

Mémoire technique électricité : exemple de plan pour un marché de travaux d’installations électriques.

Mémoire technique de gardiennage et de sécurité exemple de plan


Jurisprudence

CE, 4 mars 2011, n° 344197, Région REUNION (L’absence du mémoire technique nécessaire au jugement de la valeur technique de l’offre ne peut être régularisée, alors qu’un dossier de candidature peut être complété si l’acheteur public ouvre cette possibilité).