Mémoire technique dans les marchés publics

Le mémoire technique représente votre offre technique dans un marché public. Parfois appelé mémoire justificatif, mémoire explicatif, mémoire explicatif, offre technique ou note méthodologique c’est une pièce généralement exigée dans les réponses aux marchés publics et privés.

Attention : La rédaction de cette pièce par le soumissionnaire est spécifique au dossier et doit suivre des règles strictes imposées par l’acheteur. Le problème rencontré par les entreprises est assurément d’appréhender précisément les exigences du maitre d’ouvrage en la matière ce qui revêt parfois une certaine complexité.

Un document technique incontournable pour répondre aux appels d’offres

Le mémoire technique est un document clé requis dans de nombreux marchés, en particulier dans les marchés de travaux, dont les marchés d’électricité, les marchés de gardiennage et sécurité, les diagnostics immobiliers, les marchés de formation professionnelle. Il est particulièrement important dans les appels d’offres des régions, de Pôle Emploi, des OPCO, car il a un impact considérable sur la notation de votre offre.

Il vous permet de vous différencier en présentant votre savoir-faire et votre technicité. Encore faut-il être en position de bien comprendre les exigences de l’acheteur, c’est le point le plus difficile, et de s’y conformer. Il s’appuie sur les exigences de l’acheteur dont le CCTP mais cette dernière pièce ne suffit pas pour la rédaction de l’offre technique.

Les erreurs classiques des entreprises sont : 1/ l’utilisation d’un mémoire technique type 2/ l’explication du seul CCTP sans tenir compte d’autres éléments plus importants.

C’est un document incontournable pour remporter un appel d’offres public donc un passage obligé pour votre entreprise. Malheureusement vous êtes souvent confronté à des notes décevantes pour votre mémoire technique. Il peut être difficile de savoir comment répondre aux besoins du client de manière efficace, mais une formation en rédaction d’offres techniques et réponse aux appels d’offres peut vous aider à atteindre vos objectifs. N’hésitez pas à explorer cette opportunité pour améliorer les chances de succès de votre entreprise.

FORMATION Mémoire technique dans les appels d'offres

Suivez une formation à la rédaction du mémoire technique à destination des entreprises ou bénéficiez d’un accompagnement pour élaborer un mémoire technique personnalisé à un marché public ou privé donné.

Voir un exemple de mémoire technique pour appel d’offre pdf (Plan détaillé issu de l’OEAP).

Un plan spécifique à chaque réponse donc … pas de document-type !

Son plan doit être SPECIFIQUE, détaillé et correspondre exactement aux exigences du maitre d’ouvrage.

En matière de présentation il est préférable qu’il soit impeccable, avec une table des matières automatique, des schémas et/ou photos, et qu’il reprenne le langage de votre client.

Le plan s’appuie notamment (mais pas que) sur le CCTP vu qu’il est nécessaire d’exploiter d’autres éléments plus importants.

Un mémoire technique par lot

Généralement chaque lot correspond à une prestation différente donc en cas d’allotissement la réponse au marché public devra comporter un mémoire technique distinct par lot auquel l’entreprise répond.

Une offre technique comprend-elle les prix (DPGF, BPU, DQE) ?

La réponse est non. Les entreprises ne doivent pas mélanger l’offre technique et l’offre financière en réponse à l’appel d’offres.

L’offre financière fait l’objet de pièces de prix spécifiques (DPGF, BPU, DQE) et le mémoire justificatif ne doit pas comporter d’informations relatives aux prix.

Peut-on utiliser un modèle de document pour rédiger un mémoire technique spécifique ?

C’est une idée très courante et c’est la solution de facilité qui vient à l’esprit. Elle est régulièrement exploitée par les entreprises et pourtant, beaucoup d’entreprises s’aperçoivent rapidement que les résultats sont catastrophiques dans la pratique.

Les maitres d’ouvrage mettent d’ailleurs régulièrement en garde les entreprises sur cette pratique via un avertissement dans le RC.

C’est tout à fait logique vu que le principe consiste, non pas, à exploiter un modèle ou exemple de mémoire existant, mais de personnaliser entièrement la réponse pour cadrer précisément au besoin de l’acheteur.

Il s’agit ici, bien entendu, d’éviter l’utilisation d’un mémoire technique type pour appel d’offres ce qui engendre des notes décevantes. S’inspirer d’exemples est une très mauvaise solution, il faut, naturellement, partir du besoin du maitre d’ouvrage ce qui est bien plus difficile à formaliser.

Pour s’en convaincre, vous constaterez que de plus en plus de maîtres d’ouvrage mettre en garde les entreprises, dans les documents de consultation, contre l’utilisation de documents types même personnalisés.

Exemple de plan de mémoire technique pour un marché de travaux pour appréhender la diversités des demandes.

Certains chapitres reviennent couramment mais souvent leur contenu diffère et tous les maîtres d’ouvrage ne demandent pas les mêmes information y compris dans des chapitres qui semblent génériques.

Quelle est l’utilité d’un mémoire justificatif pour l’acheteur ?

Le mémoire technique, dans un appel d’offres de marché public, est un document personnalisé au marché qui permet à l’acheteur public (ou privé) de juger de la valeur technique d’une offre. La valeur technique est un des critères d’attribution.

Certains acheteurs oublient parfois de rendre contractuel ce document.

Quels sont les domaines d’activité principalement concernés ?

Les marchés publics de travaux

Ce document est particulièrement important dans les marchés publics de travaux notamment dans le BTP, pour les marchés de bâtiment que ce soit en gros œuvre ou second œuvre ainsi que dans les travaux publics. Dans les marchés publics de gros œuvre, peinture, revêtement de sols, amiante (désamiantage), carrelage, travaux de chauffage, climatisation, démolition, travaux d’électricité, maçonnerie, menuiserie, métallerie, plâtrerie, travaux de plomberie, serrurerie et tous corps d’état (TCE), VRD.

Les marchés publics de services

Dans les marchés publics de services pour un mémoire technique de gardiennage ou de sécurité, d’évènementiel, restauration collective, services des postes et télécommunications, analyses médicales ou biologiques, diagnostic amiante, assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA), contrôle technique, étude, maîtrise d’œuvre, OPC, services de nettoyage et d’hygiène, formation professionnelle continue, entretien des espaces verts et prestations de service diverses.

Les marchés publics de fournitures

Dans les marchés publics de fournitures des hôpitaux, des matériels informatiques, de matériels sportifs, …

Quels sont les principaux critères d’attribution des offres ?

Les critères de choix des offres, visés à l »article R. 2152-7 du code de la commande publique, permettent à l’acheteur, via l’analyse des offres, de procéder à l’examen des offres. Cet examen doit conduire au choix de l’offre économiquement la plus avantageuse dite la « mieux-disante » et non pas la « moins-disante » qui correspond au prix le plus bas.

Au titre des critères de choix des offres, et principalement dans les marchés publics, il peut s’agir des suivants :

La valeur technique de l’offre

La valeur technique de l’offre, jugée essentiellement sur le mémoire technique ou sur l’offre technique, d’où son importance croissante. Son contenu varie d’un dossier de réponse à un autre et peut-être décomposée en sous-critères, elle peut comprendre des éléments tels que :

Les moyens humains affectés au marché (nombre, fonctions, qualifications, compétences, CV, …). Il s’agit ici des qualifications et l’expérience du personnel assigné à l’exécution du marché public lorsque la qualité du personnel assigné peut avoir une influence significative sur le niveau d’exécution du marché public.
Les moyens matériels ou techniques (véhicules, outillage, …)
L’organisation mise en oeuvre par l’entreprise pour répondre aux besoins
La méthodologie pour réaliser les travaux ou prestations (Etapes, contenu, engagements, moyens affectés, …)
La démarche qualité (SOPAQ – Schéma Organisationnel d’un Plan Assurance Qualité, normes, …)
Le planning envisagé pour respecter les délais d’exécution
Les mesures mises en oeuvre en matière de santé, d’hygiène et de sécurité
La démarche sociétale et environnementale (insertion, gestion des déchets, gestion des nuisances, recyclage des déchets, SOGED – Schéma d’Organisation et de Gestion des Déchets, …).

Le prix

Le prix est jugé à partir des pièces financières comme la DPGF, le BPU et le DQE. La note du prix peut faire l’objet d’une formule de calcul.

Le coût

Le coût est déterminé selon une approche globale qui peut être fondée sur le coût du cycle de vie

Les délais d’exécution

Les délais d’exécution, à ne pas confondre avec la durée du marché.

D’autres critères en fonction de la nature des prestations

Peuvent être pris en compte d’autres critères comme les conditions de livraison, le service après-vente et l’assistance technique, la sécurité des approvisionnements, l’interopérabilité et les caractéristiques opérationnelles ; la qualité, y compris les caractéristiques esthétiques ou fonctionnelles, l’accessibilité, l’apprentissage, la diversité, les conditions de production et de commercialisation, la garantie de la rémunération équitable des producteurs, le caractère innovant, les performances en matière de protection de l’environnement, de développement des approvisionnements directs de produits de l’agriculture, d’insertion professionnelle des publics en difficulté, la biodiversité, le bien-être animal.

Enfin d’autres critères peuvent être pris en compte s’ils sont justifiés par l’objet du marché public ou ses conditions d’exécution.

Un mémoire technique est généralement exigé dans des marchés très divers mais la difficulté se situe plus particulièrement dans les marchés de travaux ou de services, dans une moindre mesure dans les marchés de fournitures pour lesquels la demande est moins complexe.

Exemples de plans de mémoires techniques de marchés

Mémoire technique : exemple de plan pour un marché de travaux

Mémoire technique électricité : exemple de plan pour un marché de travaux d’installations électriques.

Mémoire technique de bâtiment : exemple de plan.

Mémoire technique de gardiennage et de sécurité exemple de plan

Exemple de plan de mémoire technique BTP issu de l’OECP

Source : OEAP

Aide à la rédaction d’un mémoire technique

Il y a lieu pour chaque consultation de :

– s’interroger sur les rubriques pertinentes au regard des critères de jugement spécifiques à la consultation en cause,

– supprimer celles qui apparaissent inutiles et NON PAS de conserver ces rubriques avec une mention « sans objet » ou « néant »,

Dans le texte, les commentaires sont en italique et sont à supprimer du mémoire technique remis par l’entreprise.

Au mémoire pourront être joints les documents explicatifs tels que : plans des installations et notes justificatives de calculs, plan d’assurance qualité ISO 9001.

En cas de variantes, joindre, en outre, tous les justificatifs, fiches produits, procédés d’exécution, photos et notes de calculs nécessaires.

1 – Moyens humains et matériels affectes spécifiquement au chantier

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de connaître les dispositions prises par l’entreprise pour gérer la qualité générale de ses travaux. Il y a donc lieu de préciser dans ce chapitre les moyens en personnels affectés aux travaux et à l’organisation.

Il est également nécessaire de préciser les moyens matériels déployés pour réaliser les travaux. Le pouvoir adjudicateur pourra ainsi apprécier l’adéquation existante entre les moyens humains et les moyens en matériels.

A titre indicatif pourront être explicités les éléments suivants :

1.1 – Moyens humains

1.1.1. Organigramme fonctionnel de l’agence ou de l’équipe affectée à l’opération avec les coordonnées de chacun (Etudes, PAQ, Réalisation…)

1.1.2. Nombre de personnes affectées au chantier (mini ou maxi selon planning) :

– Conducteur de travaux

– Chef de chantier

– OP 2

– OP 1

– Non spécialisé

– Autres dispositions prévues par l’entreprise (personnes pressenties pour la réalisation avec l’ancienneté dans l’entreprise, la qualification, l’autonomie et les responsabilités).

1.2 – Moyens en matériel

1.2.1. Description du matériel

Exemples :

Le personnel ci-dessus désigné a déjà une bonne connaissance de ce type de travaux à réaliser et aura :

– ..…véhicules attitrés au transport du matériel et de l’approvisionnement des fournitures

– …..véhicules pour le déplacement éventuel d’un technicien pour une intervention d’urgence.

1.2.2. Matériels les plus adaptés au chantier

Exemple :

Pour la réalisation des travaux, le personnel est doté de son équipement de protection individuelle et de son outillage d’électricien afin d’être autonome.

1.3 Produits proposés pour le chantier

Exemples :

Caractéristiques techniques des produits proposés (fournir les fiches techniques) Garantie du produit (attestation fournisseur de 2 ans, 3 ans et plus de 3 ans…).

La fourniture principale du lot est certifiée NF environnement ou équivalent.

Toutes les autres fournitures bénéficient de la certification.

1.4 – Moyens apportés par les sous-traitants (le cas échéant)

Le candidat peut demander que soient également prises en compte les capacités, techniques d’un ou de plusieurs sous-traitants : il peut être précisé les moyens humains et matériels éventuellement mis à disposition par ce ou ces sous-traitants et leurs apports techniques pendant la durée d’exécution du marché.

2.– Contraintes d’exécution des travaux et solution proposée :

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de connaître les contraintes que l’entreprise aurait détectées lors de l’étude du dossier et liées à l’exécution de ses propres travaux et ceux des autres corps d’état. Un dossier photographique précisant ces contraintes pourra être joint au mémoire technique.

A titre indicatif pourront être explicités les éléments suivants et les solutions apportées :

2.1 – Contraintes (de site …) identifiées par l’entreprise comme étant susceptibles d’affecter l’exécution des travaux

Exemple :

Travaux en milieu occupé.

2.2 – Dispositions envisagées pour traiter la contrainte

Exemples :

Une prise de contact sera faite avec les résidents par courrier individuel, par voie d’affichage, par contact individuel.

Avant tout démarrage des travaux un état des lieux avec les résidents sera réalisé. Le nettoyage du chantier se fera au fur et à mesure pièce par pièce.

3.– Moyens mis en œuvre par l’entreprise pour garantir la santé et la sécurité du chantier

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de connaître les dispositions prises par l’entreprise pour gérer l’hygiène et la sécurité et juger ainsi de leur performance (respect des lois et de la réglementation en vigueur).

A titre indicatif, il peut être précisé ici les éléments suivants :

3.1 – Installation de chantier : description, bureaux, moyens de liaison, ateliers, aire de stockage des matériaux

3.2 – Hygiène et sécurité sur le chantier : principales mesures prévues pour les assurer (en l’absence de plan général de coordination)

L’entreprise est engagée dans un contrat de progrès avec l’OPPBTP pour diminuer les risques en matière de santé et de sécurité au travail (en annexe).

4 – Dispositions arrêtées par l’entreprise pour garantir la qualité des prestations a réaliser et le respect des délais d’exécution

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de juger de la qualité de l’exécution et de démontrer la capacité de faire de l’entreprise. Ce paragraphe doit être adapté spécifiquement au chantier (éviter le copié-collé).

A titre indicatif, les éléments suivants pourront être apportés :

4.1 – Indication sur le programme d’exécution, phasage et durée de chaque phase (prévision des temps d’intervention et interface d’exécution)

4.2 – Nombre de salariés affectés à l’exécution de chaque tâche

4.3 – Procédés d’exécution envisagés

Ne pas négliger tout élément graphique pouvant aider à la compréhension technique de l’offre (plans, schémas, photos etc.).

4.4 – Autres

5 – Dispositions arrêtées par l’entreprise en matière de gestion des déchets de chantiers

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de juger des mesures prises par l’entreprise pour la gestion des déchets de chantier.

Si l’entreprise a élaboré un schéma d’organisation et de gestion des déchets (SOGED), elle pourra le joindre au mémoire technique.

A titre indicatif, les points suivants pourront être précisés :

5.1 – Organisation de la collecte des déchets

Exemples :

Enlèvement des déchets au fur et à mesure et tri sélectif en atelier (bacs prévus à cet effet).

Enlèvement et acheminement en déchetterie professionnelle.

5.2 – Lieux d’évacuation des déchets – Traçabilité des déchets

Exemple :

Déchetterie professionnelle située à …

5.3 – Autres

Exemple : recyclage des produits.

6 – Dispositions arrêtées par l’entreprise pour diminuer les nuisances

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de connaître les dispositions prises par l’entreprise pour limiter certaines nuisances (bruit : appareil utilisé, heures d’utilisation, produits dangereux : protection, récupération, gêne des riverains).

L’évaluation des nuisances :

Trois types de cibles pourront être pris en compte pour une étude d’impact environnemental :

– Les flux entrant sur le chantier : perturbation éventuelle du trafic liée à l’arrivée d’engins et matériels, livraison des matériaux de construction…

– Le chantier lui-même : activités bruyantes, poussières, déchets, eau….

– Les flux sortant : évacuation des déchets.

Le traitement des nuisances :

– Elaboration d’une notice environnementale :

– exemple le bruit

Possibilité de prévoir la mise en place d’une insonorisation complémentaire des engins, s’assurer d’un contrôle de repérage des réservations sur le plan béton, prévoir une zone de retournement pour éviter aux camions de reculer, organiser les parcours des camions pour éviter les zones sensibles, établir et faire respecter les plages horaires d’émission de bruit et en informer les voisins.

7 – Variantes

Le code des marchés publics (article 50 du code des marchés publics) prévoit que :

– dans le cadre d’un marché à procédure adaptée, les variantes sont autorisées sauf indication contraire dans les documents de la consultation.

– pour les marchés formalisés (appel d’offres, marché négocié, dialogue compétitif), les variantes ne sont possibles que dans la mesure où le maître de l’ouvrage les a spécifiquement autorisées,

7.1 – Présentation

7.2 – Justification : procédés d’exécution, plans et notes de calcul nécessaires

7.3 – Analyse de l’incidence financière (économies – surcoûts)

8 – Organisation et gestion du S.A.V.

Il s’agit de permettre au maître d’ouvrage (et au maître d’œuvre) de connaître les dispositions prises par l’entreprise relatives au service après-vente.

Pièces détachées : l’ensemble des produits est disponible en stocks.

Pièces détachées : nous nous engageons à les fournir sous….jours avec intervention du technicien.

Pièces détachées : envoi des pièces détachées dans un délai de ….heures par colissimo suivi.

Pièces détachées une assistance technique est mise en place avec intervention d’un technicien spécialisé dans le délai de …heures.

8.1 – Organisation du S.A.V de l’entreprise

– SAV géré par les équipes travaux : modalités d’intervention

– SAV géré par un service dédié : modalités d’intervention

8.2 – Délai d’intervention dans le cadre du S.A.V (intervention urgente, intervention normale)

9 – Organisation de la maintenance

– Moyens humains mis à disposition

– Moyens matériels mis à disposition

– Délais et modalités d’intervention

L’absence de mémoire justificatif peut rendre l’offre irrégulière

L’absence de mémoire justificatif peut rendre l’offre irrégulière si ce document est requis par le règlement de la consultation.

CAA Paris, 4 octobre 2011, n° 09PA05511, Office calédonien pour la sureté préventive du transport aérien

Considérant qu’il ressort des pièces du dossier que l’enveloppe intérieure de l’offre présentée par la Sarl OFFICE CALÉDONIEN POUR LA SÛRETÉ PRÉVENTIVE DU TRANSPORT AÉRIEN ne comportait ni le bordereau des prix unitaires, ni le mémoire justificatif indiquant les dispositions que cette société proposait d’adopter pour l’exécution des prestations et que l’état des prix forfaitaires était incomplètement rempli alors que l’enveloppe intérieure de l’offre devait comprendre ces documents ; que la commission d’appel d’offres était dès lors tenue d’écarter cette offre dont elle se trouvait irrégulièrement saisie ;

Jurisprudence

CE, 4 mars 2011, n° 344197, Région REUNION (L’absence du mémoire technique nécessaire au jugement de la valeur technique de l’offre ne peut être régularisée, alors qu’un dossier de candidature peut être complété si l’acheteur public ouvre cette possibilité).