Comment répondre à un appel d’offres dématérialisé public ou privé ?

répondre à un appel d'offres public ou privéAttention : 1/ La réponse à un appel d’offres public ou privé doit être spécifique à la consultation (évidemment). 2/ Dans la majorité des cas la réponse de l’entreprise doit être dématérialisée via une transmission des plis par voie électronique. L’avis de marché (publicité) et les documents de la consultation (DCE) fournissent les éléments pour la réponse dématérialisée).

Etapes pour savoir comment répondre à un appel d’offres public ou privé par voie électronique

Pour les PME et les TPE répondre à des appels d’offres n’est pas facile à cause des aspects administratifs du processus. Il leur est nécessaire de se former pour apprendre à répondre aux appels d’offres. Les PME remportent environ 30% des marchés publics en montants attribués.

Par ailleurs les entreprises doivent y consacrer le temps nécessaire pour surmonter les difficultés (réponse électronique obligatoire, DUME, Chorus Pro, …) et prendre en compte les risques.

Les principales étapes pour répondre à un appels d’offres de marché public ou privé sont les suivantes :

  1. Trouver des annonces de marchés publics et recevoir ces appels d’offres (publicités émises par les maitres d’ouvrage).
  2. Télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) sur une plateforme électronique de dématérialisation.
  3. Analyser le dossier de consultation des entreprises (DCE) et la publicité (AAC).
  4. Rédiger la réponse à la consultation, la signer avec un certificat de signature si nécessaire puis effectuer la transmission de la réponse électronique via la plateforme de dématérialisation.
  5. Analyse des candidatures et des offres par l’acheteur public.
  6. Que faire en cas de rejet des candidatures ou des offres par un acheteur public ?

Étape 1 : Trouver des annonces de marchés publics (publicités) sur des sites gratuits pour répondre à un appel d’offres public ou privé

La publication des avis de marché (annonces)

Pour répondre a un appel d’offres vous devez commencer par détecter des annonces gratuites de marchés publics ou privés via les publicités en relation avec votre secteur d’activité. Ces annonces sont des avis de marchés et portent le nom d’Avis d’Appel à la Concurrence (AAC, anciennement AAPC).

Les avis de marchés électroniques qui sont publiés dans les supports concernent de nombreux métiers comme : travaux publics, travaux de bâtiment, gros œuvre, électricité, fermetures, menuiserie, peinture, voirie, assainissement, téléphonie, gardiennage et sécurité, nettoyage, formation, contrôle, études techniques, maîtrise d’oeuvre, transport de personnes, fournitures et instruments médicaux, gestion des déchets, services informatiques, matériels de bureau, matériel informatique, diagnostics immobiliers, recrutement de médecins, … La recherche des marchés peut s’effectuer par les entreprises candidates en utilisant des mots-clés et via les secteurs d’activité concernés.

Le nombre de consultations lancées par les maitres d’ouvrage dépend du secteur d’activité concerné. Il existe des statistiques sur la volumétrie.

Mettre en place un système de veille (gratuite) avec des mots-clés

A cette fin il est souhaitable de mettre en place un système de veille (gratuite) avec des mots-clés sur les annonces diffusées par les acheteurs publics.

Il est inutile d’externaliser cette veille qui peut facilement être effectuée gratuitement via un minimum de formation.

Les sites Internet de publication des annonces (BOAMP, …)

L’entreprise peut ainsi créer sur certains sites comme le BOAMP un compte qui permet notamment de paramétrer son profil, définir sa zone géographique d’intervention puis de définir des mots clés en rapport avec son activité. L’entreprise reçoit ensuite dans sa boite e-mail les annonces à une fréquence plus ou moins élevée.

Les principaux sites publics de publication d’annonces de marchés sont :

Étape 2 : Télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) pour répondre aux marchés publics

Adresse de téléchargement du DCE

L’adresse de téléchargement du DCE est indiquée sur le site figurant dans la publicité (AAC). Le site Internet concerné est une plateforme de dématérialisation appelé profil d’acheteur ; il s’agit d’un un site dématérialisé auquel l’acheteur public a recours pour effectuer ses achats et qui permet la mise en ligne des DCE.

Exemple : PLACE, la plateforme des Achats de l’État : www.marches-publics.gouv.fr est un profil d’acheteur.

Checklist des pièces du DCE téléchargé par l’entreprise candidate

Dans le DCE vous trouverez généralement (la liste des pièces est variable) :

  • l’avis d’appel à la concurrence (AAC), c’est l’annonce ou avis de marché que vous trouvez sur Internet (au BOAMP ou autres supports),
  • le règlement de consultation (RC) qui fixe les règles du jeu et fournit le « mode d’emploi » pour vous répondre (caractéristiques principales, allotissement, date limite de remise des offres, pièces de candidature et d’offre à fournir, variantes, options, tranches, critères d’attribution du marché, modalité de transmission des plis, renseignements administratifs et techniques, …),
  • l’acte d’engagement ou ATTRI1 (AE) et ses annexes éventuelles,
  • les pièces de prix qui peuvent être : le bordereau des prix unitaires (BPU), le détail quantitatif estimatif (DQE), la décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF),
  • le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) qui fixe les dispositions administratives propres à chaque marché public comme les pièces contractuelles, les pénalités de retard, la forme des prix et les modalités éventuels de révision, les modalités de paiement, les modalités de résiliation, les dérogations éventuelles à un CCAG, …,
  • le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) qui fixe les dispositions techniques propres à un marché public.

Étape 3 : Analyser le dossier de consultation des entreprises (DCE) et la publicité (AAC)

Cette étape permet à l’entreprise de se poser les bonnes questions pour savoir :

  • Qui lance la consultation ?
  • Quel est l’objet du marché ?
  • Quel est le type de procédure (Appel d’offres, procédure adaptée, …) ?
  • Quelles sont les capacités nécessaires ?
  • Quels sont les documents de candidature et d’offre à envoyer ?
  • Quelles sont les obligations par rapport à la signature (signature électronique dès le dépôt de l’offre ou après, …)
  • et surtout quels sont les points durs du dossier ?

Cette étape consiste également à analyser le contenu du DCE et notamment le règlement de la consultation (RC) de manière à savoir s’il est opportun de répondre à cette consultation et également de rédiger sa réponse.

Pour répondre à un appel d’offres il s’agit également de savoir :

  • Quelles sont les principales caractéristiques du marché ?
  • Quelle est la date limite de réception des candidatures ou des offres ?
  • Quelles sont les modalités de réponse (Papier dans certains cas, réponse électronique, adresse de remise des plis, …) ?
  • Quels sont les critères de sélection des candidatures et d’attribution des offres et leur pondération ?

Étape 4 : Rédaction de votre réponse et transmission de la réponse électronique

C’est une phase importante pour répondre à un appel d’offres, en effet il s’agit ici de rédiger le dossier de candidature et le dossier d’offre qui sera ensuite transmis par voie électronique.

Rédiger le dossier de candidature

Le dossier de candidature permet à l’acheteur de s’assurer de la recevabilité de la candidature ainsi que des capacités financière, techniques et professionnelle de l’entreprise candidate (CA, effectifs, références, qualifications, …).

Généralement l’acheteur va demander de compléter des formulaires types (DC1, DC2, DC4, …) sachant que l’entreprise peut utiliser un Document Unique de Marché Européen (DUME).

Des pièces annexes sont généralement demandées (kbis, assurances, références clients, qualifications, effectifs, matériels, outillage et équipements, …).

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Rédiger le dossier d’offre

Le dossier d’offre se réfère principalement :

  • au prix :Formulaire d’acte d’engagement ATTRI1,  Bordereau des Prix Unitaires (BPU), Détail Quantitatif Estimatif (DQE), Décomposition du Prix Global et forfaitaire (DPGF),
  • à la valeur technique de l’offre au travers du mémoire technique. ou de l’offre technique. Ce document est particulièrement important à cause de son poids dans la notation appliquée par l’acheteur.

Le mémoire technique est évidemment un document spécifique à chaque marché donc naturellement la pratique courante des mémoires techniques types que l’on réutilise est à proscrire.

La transmission du pli électronique

Le pli dématérialisé doit arriver chez l’acheteur au plus tard à la date et heure limites de remise des offres (ou des candidatures).

La candidature et l’offre du marché concerné sont transmises :

  • par voie électronique (dématérialisation) avec ou sans signature par un  certificat de signature électronique, ce mode de transmission est obligatoire depuis le 1er octobre 2019 sauf exceptions, à compter d’un estimatif de 25 000 € HT (porté à 40.000 € HT au 1er janvier 2020). Les textes prévoient que l’ensemble des communications et des échanges d’informations lors de la passation du marché ont lieu par voie électronique.
  • et dans des cas dérogatoires (donc rares actuellement) par voie postale avec accusé de réception ou contre récépissé en mains propres .

La signature des documents, qu’elle soit électronique ou non, n’est pas obligatoire, sauf si l’acheteur l’exige. Par contre le marché final devra être signé en papier ou électronique selon les exigences formulées.

Étape 5 : Analyse des candidatures et des offres par l’acheteur public

Suite à la réception des plis l’acheteur va procéder à l’analyse des candidatures et des offres.

Les candidatures et les offres non conformes sont éliminées sachant que des possibilité de régularisation existent. Il est à noter que les candidatures peuvent faire l’objet de demandes de compléments.

L’acheteur va d’abord vérifier la capacité juridique pour répondre et les capacités des candidats pour exécuter le marché dans une phase d’analyse des candidatures puis il va choisir l’offre économiquement la plus avantageuse lors d’une phase d’analyse des offres.

Étape 6 : En cas de rejet des candidatures ou des offres par l’acheteur public

En cas de rejet l’acheter va informer les candidats ou soumissionnaires non retenus.

Suite à une demande des entreprises, l’acheteur public doit communiquer à tout opérateur non retenu qui en fait la demande :

  • les motifs de ce rejet,
  • les caractéristiques et avantages relatifs de l’offre retenue ainsi que le nom de l’attributaire du marché.

Si l’acheteur public n’a pas procédé à cette communication il est conseillé d’effectuer cette demande par écrit. Après la signature du marché il est possible d’obtenir le rapport d’analyse des offres.

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