Comment répondre à un appel d’offres public ou privé ?

Mémoire technique appels d'offresEtapes pour savoir comment répondre a un appel d’offres public ou privé ?

Pour les PME et les TPE répondre à des appels d’offres n’est pas particulièrement facile à cause des aspects administratifs du processus. Les PME remportent environ 30% des marchés publics.

Par ailleurs les dernières nouveautés obligent les entreprises à y consacrer plus de temps (réponse électronique obligatoire, DUME, Chorus Pro, …) tout en augmentant les risques.

Les différentes étapes pour répondre à un appels d’offres de marché public ou privé sont les suivantes :

  1. Trouver des annonces de marchés publics (publicités).
  2. Télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE).
  3. Analyser le dossier de consultation des entreprises (DCE) et la publicité (AAC).
  4. Rédaction et transmission de la réponse électronique.
  5. Analyse des candidatures et des offres par l’acheteur public.
  6. En cas de rejet des candidatures ou des offres par l’acheteur public.

Étape 1 : Trouver des annonces de marchés publics (publicités) sur des sites gratuits

Pour répondre a un appel d’offres vous devez commencer par détecter annonces gratuites de marchés publics ou privés via des les publicités en relation avec votre secteur d’activité. Ces annonces sont des avis de marchés portent le nom d’Avis d’Appel à la Concurrence (AAC et anciennement AAPC).

Les avis de marchés qui sont publiés dans les supports concernent de nombreux métiers comme : travaux publics, travaux de bâtiment, gros œuvre, électricité, fermetures, menuiserie, peinture, voirie, assainissement, téléphonie, gardiennage et sécurité, nettoyage, formation, contrôle, études techniques, maîtrise d’oeuvre, transport de personnes, fournitures et instruments médicaux, gestion des déchets, services informatiques, matériels de bureau, matériel informatique, diagnostics immobiliers, recrutement de médecins, …

A cette fin il est souhaitable de mettre en place un système de veille (gratuite) avec des mots-clés sur les annonces diffusées par les acheteurs publics.

Il est inutile d’externaliser cette veille qui peut facilement être effectuée gratuitement via un minimum de formation.

L’entreprise peut ainsi enregistrer sur certains sites comme le BOAMP un compte qui permet notamment de paramétrer son profil, définir sa zone géographique d’intervention puis de définir des mots clés en rapport avec son activité. L’entreprise reçois ensuite dans sa boite email les annonces à une fréquence plus ou moins élevée.

Les principaux sites d’annonces de marchés sont :

Étape 2 : Télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

L’adresse de téléchargement du DCE est indiquée sur le site figurant dans la publicité (AAC). Le site Internet concerné s’appelle un profil acheteur ; il s’agit d’un un site dématérialisé auquel l’acheteur public a recours pour effectuer ses achats et qui permet la mise en ligne des DCE.

Dans le DCE vous trouverez généralement (la liste des pièces est variable) :

  • l’acte d’engagement ou ATTRI1 (AE) et ses annexes éventuelles,
  • les pièces de prix qui peuvent être : le bordereau des prix unitaires (BPU), le détail quantitatif estimatif (DQE), la décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF),
  • le règlement de consultation (RC) qui fixe les règles du jeu et fournit le « mode d’emploi » pour vous répondre (caractéristiques principales, allotissement, date limite de remise des offres, pièces de candidature et d’offre à fournir, variantes, options, tranches, critères d’attribution du marché, modalité de transmission des plis, renseignements administratifs et techniques, …),
  • le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) qui fixe les dispositions administratives propres à chaque marché public comme les pièces contractuelles, les pénalités de retard, la forme des prix et les modalités éventuels de révision, les modalités de paiement, les modalités de résiliation, les dérogations éventuelles à un CCAG, …,
  • le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) qui fixe les dispositions techniques propres à un marché public.

Étape 3 : Analyser le dossier de consultation des entreprises (DCE) et la publicité (AAC)

Cette étape permet de connaitre :

  • Qui lance la consultation ?
  • Quel est l’objet du marché ?
  • Quel est le type de procédure (Appel d’offres, procédure adaptée, …) ?
  • Quelles sont les capacités nécessaires ?
  • et surtout quels sont les points durs ?

Cette étape consiste également à analyser le contenu du DCE et notamment le règlement de la consultation (RC) de manière à savoir s’il est opportun de répondre à cette consultation et également de rédiger sa réponse.

Il s’agit également de savoir :

  • Quelle est la date limite de remise des candidatures ou des offres.
  • Quelles sont les principales caractéristiques du marché.
  • Quelles sont les modalités de réponse (Papier, réponse électronique, adresse de remise, …).
  • Quels sont les critères de sélection des candidatures et d’attribution des offres.

Étape 4 : Rédaction et transmission de la réponse électronique

C’est une phase importante pour répondre à un appel d’offres, en effet il s’agit ici de rédiger le dossier de candidature et le dossier d’offre qui sera ensuite transmis par voie élctronique.

  • Le dossier de candidature permet à l’acheteur de s’assurer de la recevabilité de la candidature ainsi que des capacités financière, techniques et professionnelle de l’entreprise candidate (CA, effectifs, références, qualifications, …). Généralement l’acheteur va se référer à des formulaires types (DC1, DC2, DC4, …) sachant que l’entreprise peut utiliser un Document Unique de Marché Européen (DUME). Des pièces annexes sont généralement demandées (kbis, assurances, références clients, qualifications, effectifs, matériels, outillage et équipements, …).
  • Le dossier d’offre se réfère principalement :
    • au prix :Formulaire d’acte d’engagement ATTRI1,  Bordereau des Prix Unitaires (BPU), Détail Quantitatif Estimatif (DQE), Décomposition du Prix Global et forfaitaire (DPGF),
    • à la valeur technique de l’offre au travers du mémoire technique. Ce document est particulièrement important à cause de son poids dans la notation appliqué par l’acheteur.

Le mémoire technique est évidemment un document spécifique à chaque marché donc naturellement la pratique courante des mémoire techniques type que l’on réutilise est à proscrire.

Formation au DUME (à distance, 3 h)

Le pli doit arriver chez l’acheteur au plus tard à la date et heure limites de remise des offres (ou des candidatures).

L’offre est transmise :

  • par voie électronique (dématérialisation) avec ou sans certificat de signature électronique, c’est obligatoire depuis le 1er octobre 2019 sauf exceptions, à compter d’un estimatif de 25 000 € HT.
  • par voie postale avec accusé de réception,
  • contre récépissé en mains propres.

La signature des documents, qu’elle soit électronique ou non, n’est pas obligatoire, sauf si l’acheteur l’exige. Par contre le marché final devra être signé.

Étape 5 : Analyse des candidatures et des offres par l’acheteur public

Suite à la réception des plis l’acheteur va procéder à l’analyse des candidatures et des offres.

Les candidatures et les offres non conformes sont éliminées sachant que des possibilité de régularisation existent. Il est à noter que les candidatures peuvent faire l’objet de demandes de compléments.

L’acheteur va d’abord vérifier la capacité juridique pour répondre et les capacités des candidats pour exécuter le marché dans une phase d’analyse des candidatures puis il va choisir l’offre économiquement la plus avantageuse lors d’une phase d’analyse des offres.

Étape 6 : En cas de rejet des candidatures ou des offres par l’acheteur public

Suite au rejet l’acheter va informer les candidats ou soumissionnaires non retenus.

Dans tous les cas suite à une demande des opérateurs économiques l’acheteur public doit
communiquer à tout candidat non retenu qui en fait la demande :

  • les motifs de ce rejet,
  • les caractéristiques et avantages relatifs de l’offre retenue ainsi que le nom de l’attributaire du marché.
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